Factura proforma: qué es, usos y modelo

Una factura proforma es un documento previo con el aspecto de una factura: avisa al cliente del precio y las condiciones antes de vender. No tiene valor fiscal ni sirve para deducir el IVA, que exige la factura (artículo 97 de la Ley del IVA). Si te pagan por adelantado, toca emitir la factura del anticipo.

La usan sobre todo quienes cobran antes de servir: un mayorista con un cliente nuevo, un taller que pide una señal o una empresa que vende fuera. Aquí tienes en qué se diferencia de una factura y de un presupuesto, qué hacer cuando el cliente la paga y un modelo con los datos que debe llevar.

¿Qué es una factura proforma?

Es una propuesta de factura: muestra al cliente cómo será la factura definitiva, con los productos, los precios y los impuestos, antes de que la operación se haga. Se emite para que el cliente confirme o pague, y después se sustituye por la factura real.

La normativa de facturación no la regula como un tipo de factura. Solo son facturas las que reúnen los datos del artículo 6 del Reglamento de facturación, o los del artículo 7 si es simplificada. La proforma es un documento comercial que se parece a una factura, pero no lo es.

La Agencia Tributaria lo explica en sus preguntas frecuentes sobre los sistemas de facturación: emitir facturas proforma o sin validez fiscal está permitido, siempre que al final se sustituyan por la factura oficial y esta se entregue al cliente.

¿Para qué sirve una factura proforma?

Sirve para que el cliente sepa exactamente qué va a pagar antes de comprometerse. Es útil en cuatro situaciones: cobros por adelantado, clientes nuevos sin historial, pedidos con condiciones especiales y compras que el cliente tiene que aprobar por dentro.

• Cobrar antes de servir. Envías la proforma con tu IBAN y no preparas el pedido hasta ver el dinero. Es habitual con clientes que todavía no tienen crédito contigo.
• Fijar el precio por escrito. Si el pedido lleva portes, descuentos por volumen o un plazo especial, la proforma deja todo claro antes de la entrega.
• Aprobación interna del cliente. Muchas empresas necesitan un documento con importes para emitir su orden de compra o autorizar el pago.
• Envíos al extranjero. El comprador conoce el valor de la mercancía antes del envío. La factura de la exportación se emite igualmente cuando se realiza la operación.

Si vendes a profesionales con un portal B2B para mayoristas, el cliente ya ve su precio al pedir y la proforma se reserva para los casos de pago previo.

¿Qué diferencia hay entre factura proforma y factura?

La factura documenta una venta ya hecha y tiene efectos fiscales; la proforma solo anuncia una venta posible. Esta tabla resume las diferencias que más preguntan los clientes.

El plazo para expedir la factura sale del artículo 11 del Reglamento de facturación: la factura se expide al hacer la operación y, si el cliente es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente al devengo del IVA.

¿Factura proforma o presupuesto?

El presupuesto propone un trabajo o una venta para que el cliente decida; la proforma suele llegar cuando ya ha decidido y falta pagar o confirmar. En la práctica, muchos negocios usan uno u otro según el sector.

Ni el presupuesto ni la proforma obligan a facturar. Lo que obliga es la operación: la venta, la prestación del servicio o el cobro anticipado.

¿Qué pasa si el cliente paga una factura proforma?

Si te pagan antes de entregar, ese dinero es un pago anticipado. El IVA se devenga al cobrarlo y debes emitir una factura por el importe recibido. La proforma no cuenta como factura del anticipo.

Lo dicen dos normas. El artículo 75.Dos de la Ley del IVA fija que, en los pagos anticipados, el impuesto se devenga en el momento del cobro por los importes percibidos. Y el artículo 2 del Reglamento de facturación obliga a expedir factura por los pagos recibidos antes de la entrega, salvo en las entregas intracomunitarias exentas.

Ejemplo con un anticipo del 50 %

Datos inventados para enseñar el cálculo. Un mayorista vende 40 cajas a 50 € la caja a un cliente nuevo, con el 21 % de IVA, y pide la mitad por adelantado.

La base del anticipo sale de dividir lo cobrado entre 1,21: 1.210 / 1,21 = 1.000 €. Una forma habitual de hacer la factura final es mencionar la operación completa y restar el anticipo ya facturado, de modo que solo se repercuten los 210 € pendientes. Comprueba con tu asesor cómo lo presenta tu programa.

Para el comprador, la diferencia es importante: solo puede deducirse los 210 € del anticipo cuando tenga la factura F-2026-0112, no con la proforma. Y para cuadrar el banco, el cobro de 1.210 € se casa con esa factura en la conciliación bancaria.

¿Es legal emitir facturas proforma?

Sí. Ninguna norma la prohíbe y la Agencia Tributaria la admite como documento previo, con una condición: la proforma tiene que acabar sustituida por la factura oficial, entregada al cliente.

Para los programas de facturación sujetos al reglamento de sistemas informáticos de facturación, la misma página de la Agencia Tributaria añade tres ideas:

1. Ni los borradores ni las proformas llevan el código QR tributario.
2. El módulo que genera proformas debe estar vinculado al de facturación, formando una unidad.
3. Conviene conservar el registro de las proformas emitidas, para el control interno.

También advierte que no sería legal usar un sistema que genere documentos previos sin controles que los conserven vinculados a las facturas que se emitan después. Cuándo te afectan esas obligaciones lo explicamos en software VeriFactu.

¿Qué datos debe llevar una factura proforma?

Debe llevar los mismos datos que tendrá la factura, más la palabra «Proforma» bien visible y la validez de la oferta. Este modelo reúne los campos habituales.

Si el cliente está en recargo de equivalencia, añade el tipo y el importe del recargo, igual que harás en la factura.

¿Cómo se pasa de la proforma a la factura?

Se pasa en cuatro pasos, y el riesgo está en copiar a mano: lo que cambie entre proforma y entrega tiene que llegar a la factura.

1. El cliente acepta la proforma o paga el anticipo. Anota el número de la proforma en el concepto de la transferencia.
2. Emite la factura del anticipo si has cobrado algo antes de entregar.
3. Entrega la mercancía con su albarán. Si faltan unidades, lo verás en el albarán firmado.
4. Emite la factura final con lo realmente entregado y descuenta el anticipo.

Si el cliente es un particular que compra en tienda, la factura puede ser una factura simplificada. Y si es una empresa, revisa cuándo tendrá que ser factura electrónica.

Errores frecuentes con las proformas

Estos cuatro errores salen caros porque mezclan un documento comercial con uno fiscal:

• Numerar la proforma en la serie de facturas. Rompe la correlación y obliga a anular números.
• No facturar el anticipo. El IVA se devenga al cobrar, aunque la mercancía salga semanas después.
• Contabilizar la proforma como gasto. El comprador no puede deducir su IVA; necesita la factura.
• Perder el rastro. Sin vincular proforma, pedido, albarán y factura, nadie sabe qué está cobrado y qué no. Es parte de una buena gestión de compras en el lado del cliente.

¿Cómo se lleva en un ERP?

En un ERP, el documento previo, el pedido, el albarán y la factura salen unos de otros, sin volver a teclear. Esto es lo que publica Neowes ERP, con precios sin IVA:

Los precios publicados empiezan en 29 €/mes, sin coste de alta y con los 3 primeros meses gratis. Si quieres ver cómo quedaría tu circuito de presupuesto, cobro y factura, solicita una demo o calcula tu presupuesto. Para comparar programas, tienes el programa de facturación con stock y TPV.

Fuentes

Comprobadas el 4 de noviembre de 2026. El anticipo del ejemplo es inventado: sirve para enseñar el cálculo y no viene de ningún cliente real.

• BOE: Reglamento de facturación, Real Decreto 1619/2012, artículos 2, 6 y 11.
• BOE: Ley 37/1992 del IVA, artículos 75 y 97.
• Agencia Tributaria: preguntas frecuentes sobre sistemas informáticos de facturación, conceptos y definiciones, página actualizada el 21 de octubre de 2026.