Albarán: qué es, tipos y qué debe llevar

Un albarán es el documento que acompaña a la mercancía y acredita qué se ha entregado, cuándo y a quién. No es una factura ni tiene efectos de IVA, pero el albarán firmado prueba la fecha de recepción, que inicia el plazo legal de pago de 30 días si no se pacta otro, según el artículo 4 de la Ley 3/2004.

Por eso conviene saber qué debe llevar y qué tipos hay, aunque ninguna norma fiscal lo regule. Abajo tienes para qué sirve, en qué se diferencia de la factura, cómo pasar varios albaranes a una sola factura y qué hacer cuando la entrega no coincide con el pedido.

¿Qué es un albarán?

Es el documento que el vendedor entrega con la mercancía y que el cliente firma al recibirla. Recoge qué productos salen, en qué cantidad, a qué dirección y en qué fecha. También se llama albarán de entrega, nota de entrega o, en algunos sectores, hoja de entrega.

El albarán no cobra nada: describe una entrega. La factura, en cambio, documenta la operación a efectos fiscales y debe reunir los datos del artículo 6 del Reglamento de facturación. Un albarán con precios sigue sin ser una factura si le faltan esos datos, como la serie, el tipo de IVA o la cuota.

Esa diferencia tiene una consecuencia práctica con la factura electrónica entre empresas: la Agencia Tributaria excluye de la obligación los documentos que no tienen la consideración de factura. El albarán puede seguir en papel o en el formato que pactes.

¿Para qué sirve el albarán?

Sirve para probar la entrega. Con el albarán firmado, el vendedor demuestra que entregó y el cliente deja constancia de lo que recibió. A partir de ahí, se usa para facturar, para reclamar y para contar los plazos de pago.

• Prueba de entrega: quién recibió, qué y cuándo.
• Control de cantidades: el almacén del cliente cuenta contra el albarán y anota faltas o roturas.
• Base de la factura: se factura lo entregado, no lo pedido.
• Inicio del plazo de pago: sin plazo pactado, el cliente paga en 30 días naturales desde la recepción.
• Trazabilidad: qué lote o qué número de serie fue a cada cliente, como explicamos en trazabilidad de productos.

El plazo de pago está en el artículo 4 de la Ley 3/2004: 30 días naturales desde la recepción de la mercancía, ampliables por pacto hasta un máximo de 60. La misma ley obliga al proveedor a enviar la factura antes de que pasen 15 días naturales desde la recepción. El albarán fechado y firmado es la prueba de ese día.

¿Qué datos debe llevar un albarán?

Debe llevar los datos de las dos partes, un número, la fecha, el detalle de lo entregado y la firma de quien recibe. Si es valorado, añade precios. Este modelo reúne los campos habituales con un ejemplo inventado.

El nombre de quien firma importa más de lo que parece: una firma ilegible sin nombre sirve de poco si el cliente niega haber recibido.

¿Qué tipos de albarán hay?

Hay albaranes según si llevan precios y según el sentido de la mercancía. Los más comunes son el valorado y el no valorado, y el de entrega, el de recepción y el de devolución.

Un albarán valorado no sustituye a la factura. Si lo usas, procura que los precios coincidan con los de la factura, porque cualquier diferencia acaba en una reclamación.

¿Es lo mismo un albarán que una factura?

No. El albarán acredita la entrega y no tiene efectos fiscales; la factura documenta la venta, el IVA repercutido y el derecho del cliente a deducirlo. Puedes tener varios albaranes y una sola factura, pero no una factura sin operación detrás.

La factura proforma es otro documento que se confunde con los dos: llega antes de la entrega y anuncia el importe, pero tampoco tiene valor fiscal.

¿Es obligatorio el albarán de entrega?

La normativa de facturación no lo exige: lo que es obligatorio es la factura. En la práctica, lo exige el cliente o el contrato, porque sin albarán firmado no hay prueba de entrega ni fecha para contar el plazo de pago.

Que no sea obligatorio fiscalmente no significa que se pueda tirar. El Código de Comercio obliga a conservar la documentación y los justificantes del negocio durante 6 años desde el último asiento de los libros, y el albarán firmado es uno de ellos.

¿Cómo se pasa de varios albaranes a una factura?

Se agrupan en una factura recapitulativa: varias entregas al mismo cliente dentro del mismo mes natural, en una sola factura. Si el cliente es empresa, la emites antes del día 16 del mes siguiente, según el artículo 13 del Reglamento de facturación.

Ejemplo: cuatro albaranes de marzo

Datos inventados para enseñar el cálculo. Un distribuidor de bebidas entrega cuatro veces en marzo al mismo bar, que es una empresa. El IVA es del 21 %.

La factura debe citar los cuatro albaranes y las fechas de las operaciones, porque son distintas de la fecha de expedición. Si el cliente fuera un particular, la recapitulativa tendría que emitirse como tarde el último día del mes, el 31 de marzo.

Para el plazo de pago, la Ley 3/2004 solo permite contar desde la mitad del periodo cuando la factura agrupa entregas de 15 días como máximo. Con una factura mensual como esta, y sin otro pacto, cada entrega cuenta desde su propia fecha de recepción.

¿Cómo se hace un albarán de entrega?

Se hace desde el pedido, no a mano: así lleva las mismas referencias y cantidades, y lo que cambie en la preparación queda registrado. Estos son los pasos, de la preparación a la factura.

1. Prepara el pedido y anota lo que de verdad sale, con las faltas si las hay. El picking y packing es la fase donde nacen la mayoría de errores.
2. Genera el albarán con su número, la fecha y el número de pedido del cliente.
3. Imprime dos copias o prepara la versión digital: una para el cliente y otra firmada para ti.
4. Pide firma, nombre y fecha a quien recibe, y anota las incidencias en el momento.
5. Archiva la copia firmada junto al pedido.
6. Factura lo entregado, una vez o agrupando las entregas del mes.

¿Qué hacer si la entrega no coincide con el pedido?

Anótalo en el albarán en el momento: unidades que faltan, cajas rotas o productos cambiados, con la firma de quien recibe. Después, factura solo lo entregado o, si ya habías facturado, emite una rectificativa por la diferencia.

¿Cómo se lleva el albarán en un ERP?

En un ERP el albarán sale del pedido, descuenta el stock y después se convierte en factura con un clic, sin volver a teclear líneas. Esto es lo que publica Neowes ERP, sin IVA:

Neowes ERP no tiene coste de alta y sus 3 primeros meses son gratis; el resto está en los precios publicados. Si quieres ver el recorrido del pedido al albarán y a la factura con tus productos, solicita una demo o calcula tu presupuesto.

Fuentes

Comprobadas el 4 de noviembre de 2026. Los albaranes y las cifras de los ejemplos son inventados, solo para mostrar cómo se calcula.

• BOE: Ley 3/2004, de medidas de lucha contra la morosidad, artículo 4.
• BOE: Reglamento de facturación, Real Decreto 1619/2012, artículos 2, 6, 11 y 13.
• BOE: Código de Comercio, artículo 30.
• Agencia Tributaria: quién está obligado a la factura electrónica y qué operaciones incluye, página actualizada el 13 de octubre de 2026.