Orden de compra: qué es, datos y ejemplo

Una orden de compra es el documento con el que una empresa pide formalmente a un proveedor productos o servicios, con cantidades, precios y plazos. Cuando el proveedor la acepta hay contrato, según el artículo 1262 del Código Civil, y antes de pagar se cruza con el albarán y con la factura.

En un mayorista o un distribuidor es el documento que más dinero mueve: cada caja que entra en el almacén empezó en una orden de compra. Esta guía explica qué datos debe llevar, los tipos que existen, quién la aprueba, cómo cuadrarla con la recepción y la factura, qué plazo de pago puedes pactar y qué cambiará con la factura electrónica.

¿Qué es una orden de compra?

Es la petición formal y por escrito que el comprador envía a su proveedor. Detalla qué compra, cuánto, a qué precio, cuándo y dónde lo quiere recibir y cómo lo pagará. También se llama pedido de compra, pedido a proveedor o, en inglés, purchase order.

Para el proveedor, esa misma operación es un pedido de cliente, a veces llamado orden de venta. Es el mismo acuerdo visto desde los dos lados: tu orden de compra entra en su sistema como pedido y sale de su almacén con un albarán.

En Derecho español no hace falta una forma especial. El Código Civil dice que el contrato se perfecciona por el consentimiento, que se manifiesta con la oferta y la aceptación. La orden de compra es tu oferta; la confirmación del proveedor, su aceptación. En los contratos por dispositivos automáticos, como un portal de pedidos, hay consentimiento desde que se manifiesta la aceptación.

Solicitud de compra y orden de compra

En empresas con varios departamentos hay un paso previo: la solicitud de compra. La hace quien necesita algo, por ejemplo el taller o la tienda, y la convierte en orden de compra quien tiene la atribución de comprar. La solicitud es interna y no compromete a nadie; la orden sale hacia el proveedor y le compromete cuando la acepta.

En un mayorista pequeño suele bastar con la orden, porque quien detecta la falta es el mismo que compra. Separar los dos pasos tiene sentido cuando compran varias personas o cuando el gasto necesita una aprobación previa.

¿Para qué sirve una orden de compra?

Sirve para cuatro cosas: comprometer al proveedor con un precio y un plazo, controlar el gasto antes de que ocurra, saber qué mercancía viene de camino y tener una referencia para comprobar la entrega y la factura. Sin ella, cada compra depende de la memoria de quien la hizo.

La última fila es la que más se olvida. El punto de pedido solo funciona si cuentas lo que ya está pedido y no ha llegado. Las órdenes de compra abiertas son ese dato.

¿Qué datos debe llevar una orden de compra?

Debe llevar los datos de las dos empresas, un número propio, la fecha, las líneas con referencia, cantidad y precio, las condiciones de entrega y las de pago. Este modelo reúne los campos habituales con un ejemplo inventado.

El IVA no hace falta en la orden de compra, aunque muchas empresas lo calculan para prever la salida de caja. Lo que importa fiscalmente es la factura, con los datos del artículo 6 del Reglamento de facturación, que la Agencia Tributaria resume en su página sobre el contenido de las facturas.

¿Cuáles son los tipos de orden de compra?

Se suelen distinguir 4 tipos según lo que se conoce al emitirla: la estándar, la planificada, la abierta y la de contrato. La diferencia está en si fijas ya cantidades, precios y fechas, o solo algunos de ellos.

Cada orden que se emite al amparo de un contrato o de una orden abierta debe citarla. Así, al final del periodo, sabes cuánto has gastado contra el tope pactado.

¿Cómo se hace una orden de compra paso a paso?

Se hace en 7 pasos, desde que alguien detecta una necesidad hasta que se paga. Los 3 primeros ocurren antes de emitirla y deciden si el pedido es correcto; los 4 últimos comprueban que se cumple.

1. Detectar la necesidad. Un aviso de stock bajo, una venta grande o una solicitud de otro departamento.
2. Elegir proveedor y precio. Con tarifa pactada o pidiendo presupuesto; a veces el proveedor manda una factura proforma si quiere cobrar antes.
3. Aprobar. Quien tenga atribución para ese importe da el visto bueno.
4. Emitir y enviar la orden al proveedor, por correo, por su portal o por EDI.
5. Recibir la confirmación. El proveedor acepta, o propone cambios de cantidad, precio o fecha.
6. Recibir la mercancía y contar lo que llega contra la orden y el albarán.
7. Comprobar la factura contra la orden y la recepción, y solo entonces pagarla.

Si el proveedor confirma con otra cantidad, otro precio o otra fecha, no lo dejes en un correo. Actualiza la orden con lo aceptado o emite una nueva, para que el almacén y la contabilidad comprueben contra lo que de verdad se pactó.

Estos pasos encajan en un proceso más amplio de gestión de compras, con proveedores evaluados y plazos reales, que es el terreno de la gestión de proveedores.

¿Quién debe aprobar una orden de compra?

Debe aprobarla alguien distinto de quien la prepara, con un límite de importe por persona. Así nadie compra solo, y el gasto grande pasa por quien responde del presupuesto. Los importes los fija cada empresa según su tamaño y su margen.

Escribe la tabla y aplícala siempre, también con prisas. Una orden aprobada después de recibir la mercancía ya no controla nada.

¿Qué diferencia hay entre una orden de compra y una factura?

La orden de compra es lo que pides; la factura, lo que el proveedor te cobra por lo que ha entregado. La primera la emites tú antes de recibir; la segunda la emite el proveedor después, y es la que tiene efectos fiscales.

¿Cómo se cruzan la orden de compra, el albarán y la factura?

Se cruzan línea a línea antes de pagar: la orden dice qué pediste, el albarán qué llegó y la factura qué te cobran. Si los tres coinciden, se paga; si no, se paga solo lo recibido al precio pactado y se pide la corrección.

Esta comprobación se conoce como cruce a tres bandas. Cuando falta la recepción, se limita a orden contra factura; cuando hay control de calidad, se añade una cuarta comprobación.

Ejemplo con una entrega incompleta

Datos inventados para enseñar el cálculo. La orden OC-2026-0457 pide 100 unidades a 12,50 €. Llegan 96 unidades con su albarán, y la factura cobra las 100.

Pagas 1.452,00 € y pides al proveedor una rectificativa de −60,50 €, o le pides que envíe las 4 unidades y facture después. Lo que no conviene es pagar los 1.512,50 € y confiar en compensarlo más adelante: el saldo queda sin documento y la conciliación bancaria no cuadra.

Lista de comprobación antes de pagar

1. ¿La factura cita el número de la orden de compra?
2. ¿Las referencias y cantidades coinciden con el albarán firmado, no con lo pedido?
3. ¿El precio unitario es el de la orden, con sus descuentos?
4. ¿Los portes son los pactados?
5. ¿El tipo de IVA es el que corresponde, y hay recargo de equivalencia si aplica?
6. ¿El vencimiento respeta el plazo pactado?

¿Qué plazo de pago se puede pactar en una orden de compra?

Entre empresas, el plazo máximo es de 60 días naturales; si no pactas nada, son 30 días desde que recibes la mercancía o el servicio. Lo fija el artículo 4 de la Ley 3/2004, contra la morosidad en las operaciones comerciales.

La misma ley obliga al proveedor a enviarte la factura antes de que pasen 15 días naturales desde la recepción. Por eso conviene que la fecha de recepción quede registrada: el albarán firmado y fechado es la prueba.

¿La orden de compra aparecerá en la factura electrónica?

Sí, si lo pactas y se la das al proveedor a tiempo. El Real Decreto 238/2026, que regula la factura electrónica obligatoria entre empresas, permite pedir que la factura lleve información que aporta el cliente, como su número de pedido.

La condición está en su artículo 7.6: esa información tiene que haber llegado al proveedor de forma fehaciente antes de la fecha de la operación. En la práctica, el número de la orden de compra debe ir en el pedido, no en un correo posterior.

Con la factura electrónica, ese número permitirá cruzar factura y orden sin abrir un PDF. Las fechas y los formatos están en la guía de la factura electrónica. Si tu cliente grande te pide los pedidos por intercambio electrónico de datos, lo explicamos en sistema EDI.

¿Qué indicadores se sacan de las órdenes de compra?

Con las órdenes, las recepciones y las facturas registradas puedes medir a tus proveedores y a tu propio proceso. Cuatro indicadores bastan para empezar, y todos salen de datos que ya tienes si cada documento lleva el número de la orden.

Los números son inventados para enseñar el cálculo. Lo útil es la tendencia de cada proveedor de un trimestre a otro, no un valor suelto. Si un proveedor baja en entregas a tiempo, revisa su plazo real antes de tocar tu stock de seguridad.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las órdenes de compra?

Conviene guardarlas 6 años, porque el Código de Comercio obliga a conservar la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio durante ese plazo, contado desde el último asiento de los libros. Las facturas tienen además sus propias reglas fiscales.

Guarda cada orden junto a su confirmación, su albarán y su factura. Si un proveedor reclama un pago o tú reclamas una entrega incompleta, esos cuatro documentos juntos son la prueba. En un programa de gestión quedan enlazados por el número de la orden; en papel, grápalos.

Errores frecuentes con las órdenes de compra

Estos son los fallos que más dinero cuestan en un mayorista o un distribuidor:

• Pedir por teléfono y hacer la orden después. Si el proveedor sirve otra cantidad, no hay nada con qué compararla.
• No registrar la confirmación del proveedor. Una orden sin aceptar no asegura ni precio ni plazo.
• Recibir sin la orden a mano. El almacén cuenta lo que dice el albarán, no lo que pediste.
• Pagar la factura sin cruzarla. Las diferencias pequeñas se acumulan y nadie las reclama.
• Dejar órdenes abiertas para siempre. Lo pendiente que ya no llegará infla el stock previsto y provoca roturas de stock.
• Pactar más de 60 días de pago. La Ley 3/2004 no lo permite entre empresas.

¿Cómo se gestionan las órdenes de compra en un ERP para mayoristas?

En un ERP, la orden de compra nace de una propuesta de reposición, se recibe contra el albarán y la factura del proveedor se registra contra ambas, sin teclear. Esto es lo que publica Neowes ERP para mayoristas, sin IVA:

Si tus propios clientes te hacen sus órdenes de compra por teléfono o WhatsApp, un portal B2B para mayoristas las convierte en pedidos que entran solos. Mira los precios publicados, calcula tu presupuesto o solicita una demo con tus proveedores y tus referencias.

Fuentes

Comprobadas el 4 de noviembre de 2026. Los ejemplos usan datos inventados para enseñar el cálculo y no proceden de ninguna empresa.

• BOE: Código Civil, artículos 1254, 1258 y 1262, y Código de Comercio, artículo 30.
• BOE: Ley 3/2004, de medidas de lucha contra la morosidad, artículo 4.
• BOE: Real Decreto 238/2026, de facturación electrónica entre empresarios, artículo 7.6.
• BOE: Reglamento de facturación, Real Decreto 1619/2012, artículos 6 y 11.
• Agencia Tributaria: contenido de las facturas.