Factura electrónica: fechas, formatos y pasos

La factura electrónica obligatoria se emite, se envía y se recibe en un formato estructurado que lee un programa, no en PDF. Entre empresas y autónomos de España se exigirá desde el 6 de octubre de 2027 a quien facture más de 8 millones al año, y desde el 6 de octubre de 2028 al resto.

Las fechas ya no son una previsión: el Real Decreto 238/2026 desarrolló la obligación en marzo, y la Orden HAC/1028/2026 puso en marcha el reloj el 6 de octubre de 2026. Esta guía explica qué cuenta como factura electrónica, a quién obliga, qué formatos valen, cómo se envía, qué son los estados de la factura y cómo prepararte sin prisas.

¿Qué es una factura electrónica?

Es una factura que se expide, se transmite y se recibe en formato electrónico. La obligatoria entre empresas, además, tiene que ser un mensaje estructurado que un programa pueda leer sin intervención humana, con un modelo de datos común y una sintaxis concreta.

Hasta ahora, el Reglamento de facturación solo contemplaba la factura electrónica voluntaria: cualquier factura en formato electrónico, como un PDF enviado por correo, siempre que el cliente lo acepte. El artículo 9 del Reglamento, en su redacción vigente desde el 20 de abril de 2026, mantiene ese consentimiento salvo en la factura electrónica obligatoria.

Hoy conviven tres cosas distintas que se llaman igual:

La Agencia Tributaria lo resume en su página sobre el concepto de factura electrónica obligatoria: el formato tiene que permitir su tratamiento automatizado, y debe salir de un programa de facturación adaptado a la Ley General Tributaria.

¿Desde cuándo es obligatoria la factura electrónica?

Depende de tu volumen de operaciones del año natural anterior: más de 8 millones de euros, desde el 6 de octubre de 2027; el resto, desde el 6 de octubre de 2028. Informar del estado y del pago tiene su propio calendario, que se alarga hasta 2029 para las personas físicas.

El origen está en la Ley 18/2022, «Crea y Crece», que fijó 1 año de plazo para las empresas grandes y 2 años para el resto, contados desde el desarrollo reglamentario. El Real Decreto 238/2026, publicado el 31 de marzo y en vigor desde el 20 de abril de 2026, empezó a contar esos plazos desde la orden ministerial de la solución pública. Esa orden, la Orden HAC/1028/2026, entró en vigor el 6 de octubre de 2026.

Este es el calendario de la Agencia Tributaria, en su versión actualizada el 13 de octubre de 2026:

Durante los primeros 12 meses, las empresas de más de 8 millones tendrán que acompañar cada factura electrónica de un PDF legible, salvo que el cliente acepte de forma expresa recibirla solo en su formato original. Lo dice la disposición transitoria segunda del Real Decreto 238/2026, y ese PDF no se envía a la solución pública.

El volumen de operaciones se calcula como en el artículo 121 de la Ley del IVA. Si no sabes en qué grupo estás, tu modelo 390 del año anterior es el punto de partida; tu gestoría puede confirmarlo.

¿Y el aplazamiento que se anunció?

La fecha de 2028 coincide con la previsión que publicó Hacienda el 5 de octubre de 2026 para VeriFactu. Son obligaciones distintas: VeriFactu regula el programa con el que facturas y sus registros, y tiene su propio calendario. Lo explicamos en VeriFactu: fechas vigentes y aplazamiento previsto.

¿A quién obliga la factura electrónica y a quién no?

Es la factura electrónica B2B: obliga a todo empresario o profesional que deba expedir factura por una operación de su actividad cuando el cliente es otro empresario o profesional establecido en España. No obliga en las ventas a particulares, en las operaciones con empresas de otros países ni en las facturas simplificadas normales.

La Agencia Tributaria exige que se den tres condiciones a la vez: que la operación deba facturarse, que se haga en el desarrollo de una actividad empresarial o profesional y que el destinatario sea un empresario o profesional establecido en España. Vale para operaciones sujetas a IVA, IGIC e IPSI.

La factura proforma y el albarán quedan fuera porque no son facturas: la Agencia Tributaria excluye los documentos que no tienen esa consideración. Y en las facturas simplificadas, solo entran las cualificadas.

Algunas operaciones del mercado eléctrico, del mercado organizado de gas y de las cámaras de compensación del transporte aéreo tienen su propia normativa, según la disposición adicional segunda del Real Decreto.

¿Qué formatos valen para la factura electrónica?

Valen cuatro sintaxis, siempre sobre el modelo semántico europeo EN 16931: UBL, CII, EDIFACT y Facturae. Un PDF, una foto o una hoja de cálculo no sirven. La solución pública de la Agencia Tributaria trabaja en UBL.

Lo fija el artículo 7 del Real Decreto 238/2026, que añade cuatro reglas técnicas:

1. Firma electrónica avanzada en todas las facturas que pasan por plataformas privadas, del emisor o delegada.
2. Código único en cada factura, que incluye el NIF del emisor, el número y la serie, y la fecha de expedición.
3. Transformación entre formatos a cargo de las plataformas privadas, sin perder la autenticidad ni la integridad.
4. Datos adicionales solo si se pactan. El cliente puede pedir, por ejemplo, su número de pedido, si te lo ha enviado de forma fehaciente antes de la fecha de la operación.

Esa última regla es útil en compras: si tu cliente quiere ver su orden de compra en tu factura, tiene que habértela dado antes de servir.

¿Cómo se envía: solución pública o plataforma privada?

Hay dos vías, combinables: la solución pública de facturación electrónica, gestionada por la Agencia Tributaria y gratuita, y las plataformas privadas de intercambio. Si tu cliente no ha pactado contigo una plataforma, se entiende que recibe por la solución pública.

Lo regulan los artículos 5, 6 y 11 del Real Decreto. Estas son las reglas que más afectan a una pyme:

• La solución pública es gratis para los usuarios, según el artículo 11.10.
• Habrá un formulario gratuito de la Agencia Tributaria para emitir facturas electrónicas y comunicar su estado, según la disposición adicional primera.
• Con plataforma privada, copia a la Agencia Tributaria. Quien no emite por la solución pública debe enviarle a la vez una copia fiel de cada factura en UBL.
• Publica tu punto de entrada. Si recibes por una plataforma privada, debes indicarlo en tus comunicaciones y en tu web; si no lo haces, se entiende que recibes por la solución pública.
• Tu cliente no puede imponerte su plataforma. El artículo 2 bis de la Ley 56/2007 lo prohíbe y exige interconexión gratuita entre soluciones.

La solución pública debe estar disponible al menos 2 meses antes de la primera aplicación efectiva, por la disposición adicional quinta: como tarde, el 6 de agosto de 2027.

¿Qué son los estados de la factura?

Son avisos que el cliente envía al emisor sobre lo que ha pasado con la factura: si la acepta o la rechaza y cuándo la paga entera. Son obligatorios, tienen un plazo de 4 días naturales y el del pago llega también a la Agencia Tributaria.

El artículo 12 añade una presunción: si no hay rechazo ni rectificativa posterior, la factura se considera aceptada. Y un desacuerdo comercial queda entre las partes, sin perjuicio de emitir la factura rectificativa que proceda.

Para cumplir los 4 días, el pago tiene que quedar registrado en cuanto sale del banco. Si casas cada pago con su factura en la conciliación bancaria, el aviso es un paso más del mismo proceso.

¿Cómo se reciben las facturas de los proveedores?

Se reciben por la misma vía que hayas elegido: la solución pública, si no has pactado otra cosa, o la plataforma privada cuyo punto de entrada publiques. Recibir también es una obligación: cada factura recibida exige aceptarla o rechazarla y avisar del pago.

En la solución pública podrás descargar las facturas de forma manual o automática, tú o quien autorices, como tu gestoría o tu plataforma, según el artículo 11.5 del Real Decreto. Allí verás tanto las facturas emitidas por la propia solución como las copias que envían las plataformas privadas, marcadas como copias.

Para una pyme que recibe 200 facturas al mes, la diferencia está en el trabajo de después. Si el programa importa el mensaje estructurado, la factura llega con su proveedor, sus líneas y su IVA, lista para casar con el pedido y el albarán. Si solo la descargas, alguien tiene que registrarla a mano y avisar del estado en 4 días.

Antes de tu fecha, haz tres comprobaciones con tus proveedores principales:

1. Por qué vía te enviarán sus facturas y si te piden publicar un punto de entrada.
2. Qué datos tuyos necesitan en la factura, como tu número de pedido o tu centro de coste, y desde cuándo.
3. Quién de tu equipo acepta o rechaza cada factura y con qué criterio, para no dejar pasar los 4 días.

Las rectificativas siguen la misma lógica. El artículo 10.6 del Real Decreto exige que se emitan también en formato electrónico, con su copia en la solución pública cuando proceda. Y si la Agencia Tributaria te ha autorizado a usar documentos de cargo o abono en lugar de las rectificativas del proveedor, los estados se informan sobre la factura inicial corregida, según el artículo 10.5.

¿Qué cambia en el plazo de pago?

La factura electrónica no cambia los plazos legales de pago, pero los deja medidos. El artículo 15 del Real Decreto remite a la Ley de morosidad: 30 días naturales desde la recepción de la mercancía o del servicio, ampliables por pacto hasta un máximo de 60 días.

Ejemplo con fechas

Datos inventados para enseñar el cálculo. Un distribuidor recibe la mercancía el 2 de noviembre de 2028 y le llega la factura electrónica de 12.100 € ese mismo día.

El aviso cuenta 4 días desde el pago sin sábados, domingos ni festivos nacionales: el viernes 29 de diciembre y, saltando el fin de semana y el festivo del 1 de enero, el 2, el 3 y el 4 de enero de 2029. Comprueba el calendario de cada año, porque cambia el resultado.

Según la Ley 3/2004, cuando hay plazo pactado, la recepción de la factura por medios electrónicos inicia el cómputo si están garantizadas la identidad del firmante, la integridad y la recepción. El proveedor, además, debe enviar la factura antes de que pasen 15 días naturales desde la entrega.

¿Qué no cambia con la factura electrónica?

No cambian las obligaciones de fondo: qué operaciones se facturan, qué datos lleva cada factura, los plazos de expedición y las rectificativas. La Agencia Tributaria lo dice expresamente: la norma no altera sustancialmente las obligaciones materiales de facturación.

• El contenido sigue siendo el del artículo 6 del Reglamento de facturación para la completa y el del 7.2 para la simplificada cualificada.
• El plazo de expedición sigue siendo el del artículo 11: al hacer la operación o, entre empresas, antes del día 16 del mes siguiente.
• Las rectificativas también serán electrónicas, con su serie y su referencia a la factura original.
• Las autorizaciones especiales de facturación que ya tengas de la Agencia Tributaria siguen vigentes.
• Las infracciones de facturación se siguen rigiendo por el artículo 201 de la Ley General Tributaria.

Sobre las multas, conviene separar dos cosas. La multa de hasta 10.000 € del artículo 2 bis.9 de la Ley 56/2007 se dirige a las empresas que prestan servicios de especial trascendencia económica a particulares y no les ofrecen factura electrónica. Para el incumplimiento entre empresas, esa ley no fija una multa propia; pregunta a tu asesor cómo aplica en tu caso la Ley General Tributaria.

¿Qué diferencia hay entre factura electrónica, VeriFactu y FACe?

Son tres obligaciones distintas que a menudo se mezclan. La factura electrónica decide en qué formato llega la factura a tu cliente; VeriFactu, cómo debe ser el programa que la genera; FACe, cómo se factura a la Administración.

En FACe, la Ley 25/2013 obliga, entre otras, a las sociedades anónimas y limitadas que facturan a una Administración, y permite excluir por reglamento las facturas de hasta 5.000 €. Qué exige VeriFactu lo contamos en qué es VeriFactu.

¿Y con clientes de otros países de la Unión Europea?

La obligación española no cubre las ventas a empresas de otros países: se rigen por la factura normal. Pero la Unión Europea ya ha aprobado su propio calendario, que hará de la factura electrónica la regla en las operaciones entre países a partir de julio de 2030.

Es la Directiva (UE) 2025/516, conocida como «IVA en la era digital». Su artículo 1 permite desde el 14 de abril de 2025 que cada país exija la factura electrónica en sus operaciones internas sin autorización previa. Su artículo 5, aplicable desde el 1 de julio de 2030, cambia el artículo 218 de la Directiva del IVA: las facturas se expedirán como facturas electrónicas que cumplan la norma europea, aunque cada país podrá admitir otros formatos en algunos casos.

Si vendes a empresas de otros países, pregunta a tu proveedor de software si su formato cumple la norma europea EN 16931, porque es la misma base que usa España.

¿Cómo preparar tu empresa para la factura electrónica?

Prepárate en este orden: averigua tu fecha, ordena los datos de tus clientes, elige la vía de envío, conecta tu programa de facturación y organiza los avisos de pago. Con 12 meses por delante, cada paso cabe en un trimestre.

Nombra también a una persona responsable de las facturas recibidas: alguien que acepte o rechace cada una y confirme los pagos, con un suplente para vacaciones. Si te toca el 6 de octubre de 2027, comprime el mismo plan en la mitad de tiempo. Y si cambias de programa por el camino, sigue los pasos de implementar un ERP para no mezclar dos cambios a la vez.

Lista de comprobación para elegir programa

Estas 8 preguntas separan un programa que te sirve de uno que te hará trabajar a mano:

1. ¿Genera la factura en alguna de las 4 sintaxis y con la firma que pide el Real Decreto?
2. ¿Envía la copia fiel en UBL a la solución pública cuando no emites por ella?
3. ¿Recibe facturas de proveedores en formato estructurado y las registra sin teclearlas?
4. ¿Comunica la aceptación, el rechazo y el pago dentro de los 4 días?
5. ¿Incluye el número de pedido del cliente cuando lo habéis pactado?
6. ¿Las rectificativas salen también en formato electrónico y vinculadas a la original?
7. ¿Qué cuesta la plataforma, si la usa, por factura o por mes?
8. ¿Está además preparado para VeriFactu, para no cambiar de programa dos veces?

Errores frecuentes con la factura electrónica

Estos son los malentendidos que más se repiten entre las empresas que todavía no se han preparado:

• Pensar que un PDF por correo ya es factura electrónica. Es una factura electrónica voluntaria, no la obligatoria estructurada.
• Creer que solo afecta a las grandes. Afecta a todos los empresarios y autónomos con clientes empresa en España; solo cambia la fecha.
• Confundirla con FACe. FACe es para facturar a la Administración; la obligación nueva es entre empresas.
• Aceptar la plataforma que impone un cliente. La ley no permite que el receptor obligue al emisor a usar una solución concreta.
• Olvidar las facturas recibidas. También tendrás que recibir en formato electrónico y avisar del pago, no solo emitir.
• Dejarlo para el último trimestre. El aviso de pago en 4 días obliga a ordenar cuentas a pagar y bancos, y eso lleva más que instalar un programa.
• No revisar los datos de los clientes. La solución pública admite la factura cuando el NIF del emisor y el del destinatario están bien informados, según el artículo 11.3 del Real Decreto. Un NIF mal escrito en la ficha del cliente se convierte en una factura rechazada.

¿Qué ofrece hoy Neowes ERP?

Neowes ERP publica la facturación preparada para VeriFactu, las series, las rectificativas y la conciliación del banco. El envío en formato estructurado y la conexión con la solución pública no figuran en lo publicado: son preguntas que conviene hacer en la demo.

Los precios de Neowes ERP son sin IVA, sin permanencia y con los 3 primeros meses gratis; están todos en precios. Para ver qué tendrías que cambiar en tu caso, solicita una demo o calcula tu presupuesto. Si recibes muchas facturas de proveedor, el contexto está en automatización con IA para pymes.

Fuentes

Comprobadas el 4 de noviembre de 2026. Los ejemplos usan fechas e importes inventados para enseñar el cálculo. La norma puede cambiar: revisa el calendario de la Agencia Tributaria antes de decidir.

• BOE: Real Decreto 238/2026, artículos 2 a 15, disposiciones adicionales primera, segunda y quinta, disposición transitoria segunda y final cuarta. En vigor desde el 20 de abril de 2026; aplicación efectiva diferida.
• BOE: Orden HAC/1028/2026, en vigor desde el 6 de octubre de 2026.
• BOE: Ley 56/2007, artículo 2 bis.
• BOE: Ley 18/2022, artículo 12 y disposición final octava.
• BOE: Reglamento de facturación, artículos 8 bis, 9 y 10, con la redacción del 31 de marzo de 2026.
• BOE: Ley 3/2004 de morosidad, artículo 4.
• BOE: Ley 25/2013 de factura electrónica en el sector público, artículo 4.
• BOE: Ley General Tributaria, artículo 201.
• Agencia Tributaria: calendario de implantación, actualizada el 13 de octubre de 2026.
• Agencia Tributaria: quién está obligado y qué operaciones incluye, actualizada el 13 de octubre de 2026.
• Agencia Tributaria: concepto de factura electrónica obligatoria, actualizada el 13 de octubre de 2026.
• EUR-Lex: Directiva (UE) 2025/516, artículos 1, 5 y 6.