Factura rectificativa: cuándo y cómo hacerla

Una factura rectificativa corrige otra ya emitida por un error, una devolución, un descuento posterior o un impago. Va en serie propia, cita la factura corregida y se emite en cuanto conoces el motivo, hasta 4 años después del devengo del IVA o, si aplica, de la causa del artículo 80 de la Ley del IVA (art. 15.3 del Reglamento de facturación).

Corregir bien importa por dos lados: tu IVA declarado tiene que cuadrar y tu cliente necesita el documento para ajustar el suyo. Abajo tienes los motivos que obligan a rectificar, las claves que usa la Agencia Tributaria, un ejemplo con números en las dos formas de hacerla y lo que conviene pedirle a tu programa.

¿Qué es una factura rectificativa?

Es una factura nueva que modifica otra anterior. No se borra ni se cambia la original: se emite un documento distinto, con su propio número, que identifica la factura corregida y dice qué cambia y por cuánto.

El artículo 15 del Reglamento de facturación solo llama rectificativas a las que se emiten por dos tipos de causas: que la factura original no cumpla algún requisito obligatorio, o que las cuotas de IVA se calcularan mal o se dé un motivo de modificación de la base del artículo 80 de la Ley del IVA.

Una factura emitida para sustituir una factura simplificada que ya era correcta no es rectificativa: es una factura completa en canje, como explicamos en la guía de la factura simplificada.

¿Cuándo hay que emitir una factura rectificativa?

Hay que emitirla cuando falta o está mal un dato obligatorio, cuando el IVA se calculó mal y cuando cambia la base después de facturar: devoluciones, descuentos, operaciones anuladas, concursos o impagos. La Agencia Tributaria asigna una clave a cada motivo.

Las claves vienen de las preguntas frecuentes sobre procedimientos de facturación de la Agencia Tributaria. Las verás en tu programa si factura con VeriFactu o envía el libro por el SII.

En la devolución de mercancía hay una excepción práctica. Si vuelves a servir al mismo cliente con el mismo tipo de IVA, puedes restar lo devuelto en la factura del siguiente envío, sin rectificativa aparte. Lo permite el artículo 15.2 del Reglamento, aunque el resultado salga negativo.

¿Qué plazo hay para rectificar una factura?

Hay que rectificar en cuanto sabes que hay un error o un cambio, con un límite de 4 años desde que se devengó el IVA o desde que se produjo la causa del artículo 80. Pasado ese plazo ya no se puede rectificar.

Lo fijan dos artículos con la misma idea: el 15.3 del Reglamento de facturación y el artículo 89 de la Ley del IVA. A los 4 años se suman otros plazos que conviene tener a mano:

• Envío al cliente empresario: antes del día 16 del mes siguiente a la fecha en que expides la rectificativa, por el artículo 18 del Reglamento.
• Créditos incobrables: la base se reduce en los 6 meses siguientes al plazo de impago de 1 año, o de 6 meses si tu volumen de operaciones del año anterior no superó 6.010.121,04 €.
• Concurso del cliente: la base puede reducirse como máximo 2 meses después de que acabe el plazo para comunicar créditos en el concurso (art. 80.Tres); compruébalo con tu asesor, porque es corto.

¿Qué datos lleva una factura rectificativa?

Lleva todos los datos de una factura normal, más la referencia a la factura que corrige y el detalle de lo que cambia. Si la original era simplificada, la rectificativa puede serlo también.

1. Número de una serie específica. El artículo 6.1.a del Reglamento obliga a emitir las rectificativas en series separadas, por ejemplo R-2026.
2. Fecha de expedición y, si es distinta, la fecha de la operación original.
3. Datos de las dos partes: nombre, NIF y domicilio, igual que en una factura completa.
4. Número y fecha de la factura rectificada. Puedes rectificar varias en un documento si las identificas todas.
5. Motivo y especificaciones que se modifican: qué dato o qué importe cambia.
6. Base, tipo y cuota de la rectificación, en positivo o en negativo.

En los descuentos por volumen basta con indicar el periodo al que se refieren, sin listar cada factura. Lo permite el artículo 15.4 del Reglamento, y es lo habitual en los rappels de fin de año.

¿Por diferencias o por sustitución?

Las dos formas son válidas. Por diferencias, la rectificativa recoge solo el importe que cambia; por sustitución, recoge cómo queda la factura después de corregirla, señalando también el importe de la rectificación. La Agencia Tributaria las identifica con las claves I y S.

Ejemplo: devolución de 2 unidades

Datos inventados para enseñar el cálculo. Facturas 10 unidades a 120 € la unidad, con el 21 % de IVA. Una semana después, el cliente devuelve 2 unidades por defecto y no hay más envíos previstos.

En los dos casos el IVA repercutido baja 50,40 € y el cliente tiene que reducir en lo mismo su IVA soportado. Si ya te había pagado los 1.452 €, le devuelves 290,40 € y ese pago sale del banco con su rectificativa como justificante.

Cuando la devolución es solo de dinero, sin mercancía, por ejemplo un descuento posterior del 5 % sobre esa factura, la rectificativa es por −60,00 € de base y −12,60 € de IVA.

¿Cómo se rectifica una factura del año anterior?

Se rectifica igual, siempre que no hayan pasado 4 años. Lo que cambia es cómo lo declaras, y depende de si la cuota sube o baja, según el apartado Cinco del artículo 89 de la Ley del IVA.

Si la rectificación aumenta la cuota y el cliente es un particular, la ley no permite rectificar al alza salvo motivos del artículo 80 o subidas legales del tipo. Es una excepción poco frecuente, pero conviene conocerla.

¿Se puede anular una factura emitida?

No en el sentido de borrarla. Una factura emitida no se elimina ni se renumera: se corrige con una rectificativa, que puede dejar el importe a cero si la venta se anula entera.

La Agencia Tributaria lo recuerda en sus preguntas frecuentes sobre conceptos y definiciones: una vez emitida, una factura no puede alterarse si no es mediante nuevos registros. Por eso conviene que tu programa no deje editar facturas cerradas. Qué debe cumplir el programa lo explicamos en qué es VeriFactu.

Con la factura electrónica obligatoria entre empresas, el cliente podrá además rechazar la factura. El Real Decreto 238/2026 deja claro que el desacuerdo comercial queda entre las partes, sin perjuicio de emitir las rectificativas que procedan.

Errores frecuentes al rectificar

Estos cinco errores son los que más trabajo dan después, en la declaración del IVA o al cuadrar cobros:

• Usar la serie normal. La rectificativa necesita su serie propia; mezclarla rompe la numeración.
• Emitir otra factura igual corrigiendo el dato. Duplica la venta y el IVA.
• Olvidar la referencia a la factura original. Sin ella, ni tú ni tu cliente sabéis qué se corrige.
• No devolver el IVA cobrado de más. Si bajas la cuota, tienes que reintegrarla al cliente.
• No casar el abono con el banco. La devolución de dinero tiene que encontrar su rectificativa en la conciliación bancaria.

Si las devoluciones llegan de una tienda online, lo lógico es que el reembolso de la web y la rectificativa del ERP vayan juntos, como contamos en ERP para WooCommerce.

¿Cómo lleva las rectificativas un ERP?

Un ERP crea la rectificativa desde la factura original, con su serie, su referencia y los importes ya calculados. Así no se teclea nada dos veces. Esto es lo que publica Neowes ERP, sin IVA:

Los precios de Neowes ERP no tienen coste de alta y los 3 primeros meses son gratis. Si quieres ver una rectificativa hecha desde un pedido real, pide una demo o calcula tu presupuesto. Antes de vender, a veces basta con una factura proforma para no tener que rectificar después.

Fuentes

Comprobadas el 4 de noviembre de 2026. El ejemplo usa importes inventados para enseñar el cálculo y no procede de ninguna empresa. Para tu caso concreto, consulta a tu asesor.

• BOE: Reglamento de facturación, Real Decreto 1619/2012, artículos 6, 7, 15 y 18.
• BOE: Ley 37/1992 del IVA, artículos 80 y 89.
• BOE: Real Decreto 238/2026, de facturación electrónica entre empresarios, artículos 10 y 11.
• Agencia Tributaria: preguntas frecuentes sobre procedimientos de facturación y sobre conceptos y definiciones, páginas actualizadas el 21 de octubre de 2026.