Conciliación bancaria: qué es, cómo se hace y cómo automatizarla
Qué es la conciliación bancaria, para qué sirve, cómo hacerla paso a paso, por qué no cuadra casi nunca a la primera y cómo automatizarla para que los movimientos del banco se casen solos con las facturas.
La conciliación bancaria es de esas tareas que nadie quiere hacer y que, cuando no se hace, acaba costando un disgusto a final de trimestre. Aquí tienes qué es, cómo se hace a mano y cómo dejar que un programa haga casi todo.
Qué es la conciliación bancaria
La conciliación bancaria consiste en comprobar que cada movimiento de tu cuenta del banco coincide con un apunte de tu contabilidad: cada cobro con su factura de venta, cada pago con su factura de proveedor, y cada comisión, impuesto o traspaso con su asiento.
Cuando todo coincide, el saldo que dice tu contabilidad es el que dice el banco, y sabes de verdad quién te debe y a quién debes.
Para qué sirve
- Saber quién no te ha pagado. Una factura sin cobro casado es una factura pendiente.
- Detectar errores: cobros duplicados, importes equivocados, comisiones que no esperabas.
- No pagar dos veces la misma factura de proveedor.
- Cerrar el mes y el trimestre con cifras que tu gestoría no tenga que rehacer.
- Ver tu tesorería real, no la que crees tener.
Cómo se hace, paso a paso
- Descarga el extracto del banco del periodo que vas a revisar.
- Saca el libro de bancos de tu contabilidad para el mismo periodo.
- Empareja cada movimiento del extracto con su apunte: mismo importe, fecha cercana y mismo cliente o proveedor.
- Apunta lo que falta en la contabilidad: comisiones, intereses, recibos domiciliados, impuestos.
- Investiga lo que falta en el banco: cobros que diste por hechos y no han llegado, pagos emitidos que aún no se han cargado.
- Comprueba el saldo final. Si no coincide, la diferencia está en los movimientos sin emparejar.
Por qué casi nunca cuadra a la primera
| Lo que pasa | Por qué | Qué hacer |
|---|---|---|
| Un cobro agrupa varias facturas | El cliente paga varias a la vez | Casar un movimiento con varias facturas |
| El importe no coincide | Descuento, comisión de la pasarela o pago parcial | Registrar la diferencia como lo que es |
| El cobro llega días después | Los pagos con tarjeta se abonan en lotes | Buscar por importe, no por fecha exacta |
| No se sabe de quién es | El concepto de la transferencia no dice nada | Preguntar al cliente y anotarlo para la próxima |
| Hay un cargo que no esperabas | Comisiones, seguros, cuotas | Contabilizarlo y revisar si procede |
Cada cuánto hacerla
Cuanto más a menudo, menos cuesta. Con pocos movimientos, una vez al mes puede bastar. Si cobras cada día con tarjeta, transferencias y contra reembolso, lo razonable es hacerla cada semana o dejar que un programa la proponga a diario.
Cómo automatizarla
La conciliación automática tiene tres piezas:
- Los movimientos entran solos. El programa se conecta a tu banco con tu autorización y trae los movimientos, sin descargar extractos. Esa autorización se renueva cada cierto tiempo, porque así lo exige la normativa de pagos.
- El programa propone el emparejamiento. Compara importe, fecha, nombre y referencia con tus facturas abiertas y sugiere con cuál va cada movimiento.
- Tú confirmas. Lo que está claro se confirma con un clic; lo dudoso lo decide una persona.
Lo importante es el tercer punto: un programa que concilia sin enseñarte nada puede casar mal un cobro y no te enteras hasta que el cliente protesta.
En Neowes ERP funciona así: los movimientos de tus cuentas entran solos cada día, Neowes propone con qué factura va cada uno y tú lo confirmas con un clic, con varias cuentas y bancos en el mismo sitio. Los movimientos automáticos están desde el plan Esencial (49 €/mes) y la conciliación bancaria con contabilidad, en el plan Negocio (129 €/mes).
Errores frecuentes
- Dejarla para el cierre del trimestre. Tres meses de movimientos sin casar son un trabajo de días.
- Forzar el cuadre con un apunte «de ajuste» sin saber de dónde viene la diferencia.
- Conciliar solo los cobros y olvidar los pagos a proveedores.
- No revisar las comisiones del banco y de la pasarela de pago.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la conciliación bancaria? Comprobar que cada movimiento del banco coincide con un apunte de tu contabilidad, para que los dos saldos sean el mismo.
¿Es obligatoria? No hay un trámite con ese nombre, pero tu contabilidad tiene que reflejar la realidad, y sin conciliar no puedes saber si lo hace.
¿Cada cuánto hay que hacerla? Como mínimo cada mes. Con muchos cobros diarios, cada semana o a diario con un programa.
¿Qué es la conciliación bancaria automática? Que un programa traiga los movimientos del banco y proponga con qué factura va cada uno, para que tú solo confirmes.
¿Se puede hacer con Excel? Sí, con pocos movimientos. A partir de unas decenas al mes, emparejar a mano lleva más tiempo del que parece.
¿Lo ve mi gestoría? En Neowes puede tener su propio usuario para consultar y descargar facturas y libros.
Siguiente paso
Si quieres ver cómo se casan tus cobros con tus facturas, pide una demo. Los precios están en cuánto cuesta un ERP para pymes.
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