Control de stock: registro, recuentos y errores

El control de stock consiste en saber en todo momento cuántas unidades tienes, dónde están y quién las ha movido. Funciona con 7 tipos de movimiento registrados, recuentos periódicos y un responsable. Cuando el dato falla, un estudio midió unas 2,2 veces más roturas.

No es lo mismo que decidir cuánto comprar. Esta guía cubre el registro del stock, el trabajo diario para que sea fiable y quién responde de cada cosa. Lo que viene después, como el punto de pedido o el stock de seguridad, solo funciona sobre este dato.

¿Qué es el control de stock?

El control de stock es el conjunto de registros y rutinas que hacen que el número de tu programa coincida con lo que hay en la estantería. Es un trabajo continuo, no una tarea de fin de año.

Es una parte de la gestión de inventarios, que además decide cuánto conviene tener. En la duda de inventario vs stock, la diferencia es sencilla. El stock es la mercancía que tienes. El inventario es la lista detallada de esa mercancía en una fecha, y también el acto de contarla. Por eso se dice «hacer inventario» para contar y «tener stock» para disponer de producto.

Un buen control responde a cuatro preguntas sin tener que ir al almacén: qué tengo, dónde está, qué está comprometido y qué vale.

¿Por qué es importante el control de stock?

Es importante porque todas las decisiones de compra y de venta se apoyan en ese dato. Si el número es falso, compras lo que tienes, vendes lo que no tienes y no sabes cuánto dinero hay parado.

El estudio de Gruen y Corsten lo mide bien en tiendas de gran consumo. Cuando el stock del sistema coincidía con el real, las roturas eran del 4,1 %, y cuando no coincidía, del 8,9 %. Es un dato de minoristas, no de tu empresa, pero la lógica es la misma: nadie repone lo que el programa cree tener.

Sus ventajas se notan en cuatro áreas:

• Ventas: menos pedidos cancelados y menos roturas de stock.
• Compras: menos pedidos duplicados y menos urgencias.
• Tesorería: menos dinero en artículos que no se mueven.
• Contabilidad: un valor de existencias que tu gestoría no tiene que rehacer.

¿Qué movimientos hay que registrar?

Hay que registrar 7 tipos de movimiento: compra, venta, devolución de cliente, devolución a proveedor, traspaso, merma y ajuste de recuento. Cada unidad que entra, sale o cambia de sitio debe dejar una línea con fecha y responsable.

Una regla evita la mayoría de los descuadres: nadie toca el stock sin un movimiento, y nadie cambia un número a mano sin motivo escrito. Los códigos ayudan, porque leer un GTIN con un lector evita elegir el artículo equivocado en una lista.

¿Cómo llevar el stock si vendes en varios canales?

Lleva un solo registro central y haz que cada canal lea de él. Lo que se vende es el stock disponible: físico menos reservado. Si cada canal lleva su propio número, tarde o temprano venderás dos veces la misma unidad.

Un ejemplo con datos inventados, para un artículo con 100 unidades físicas:

Tres reglas ayudan a llevarlo bien:

1. Un sistema manda. Decide cuál es la fuente del dato y que los demás solo lo lean. En ERP para WooCommerce lo explicamos dato por dato.
2. Descuenta pronto. Reserva al confirmar el pedido, no al enviarlo. En un mostrador, cada venta debe bajar el stock en el momento, como contamos en programa de facturación con stock y TPV.
3. Deja margen en lo que publicas. Si el dato tarda minutos en llegar a un canal, no ofrezcas la última unidad. Vigila también lo que muestras a Google, que admite estados de disponibilidad como agotado.

¿Cómo se hacen los recuentos de stock?

Se hacen por partes durante el año, empezando por lo más importante, además del inventario de cierre. Un recuento continuo encuentra los errores cuando aún se puede saber por qué han ocurrido.

Hay tres formas habituales de contar:

El inventario de cierre tiene base legal. El artículo 28 del Código de Comercio dice que se transcribe en el libro de Inventarios y Cuentas anuales, y el artículo 30 pide conservar libros y justificantes durante 6 años. Tu gestoría te dirá cómo aplicarlo a tu caso.

Un recuento fiable sigue cinco pasos:

1. Para los movimientos de esa zona o cuenta a una hora tranquila.
2. Cuenta sin ver el número del sistema, para no dejarte influir.
3. Si hay diferencia, que otra persona vuelva a contar.
4. Busca la causa antes de ajustar: un albarán sin registrar, una venta doble o una merma.
5. Registra el ajuste con motivo y fecha.

Qué artículos contar más a menudo lo decide el inventario ABC: lo que concentra el valor merece más visitas que lo que apenas se mueve.

¿Qué tipos de inventario conviene distinguir?

Conviene distinguir cómo se lleva el registro y en qué situación está cada unidad. Los primeros términos describen un método, y los últimos señalan mercancía que necesita una decisión.

Fija qué significa «muerto» en tu negocio, por ejemplo 12 meses sin venta. Revisa esa lista cada trimestre y decide: promoción, devolución al proveedor, liquidación o baja. Consulta la baja con tu gestoría, porque afecta al valor de las existencias.

¿Quién debe responder del stock?

Debe responder una persona con nombre, aunque muchas intervengan. Si todos tocan el stock y nadie responde de él, las diferencias se vuelven normales y dejan de investigarse.

En una empresa de 3 personas, todas estas funciones pueden caer en dos. Aun así, conviene que quien registra un ajuste no sea quien lo aprueba.

¿Qué indicadores muestran que el control funciona?

Los cuatro indicadores básicos son la exactitud del stock, el valor de los ajustes, la cobertura y la rotación. Con ellos ves la salud del dato en una página, una vez al mes.

• Exactitud del stock. Artículos cuyo número coincide con la realidad entre artículos contados. Con 470 de 500, es un 94 %.
• Valor de los ajustes. Euros sumados o restados por recuento. Mídelo en bruto, porque los errores a favor y en contra se compensan y engañan.
• Días de cobertura. Stock entre venta diaria: 300 unidades y 20 al día son 15 días.
• Rotación de inventario. Coste de ventas entre stock medio. Con 90.000 € y 30.000 €, rotas 3 veces al año.

Para valorar las unidades, el Plan General de Contabilidad fija con carácter general el coste medio ponderado y acepta el método FIFO. Usa un solo método para existencias de naturaleza y uso similares.

¿Cuándo deja de bastar una hoja de cálculo?

Deja de bastar cuando más de una persona o más de un canal mueven el stock durante el día. La hoja no se actualiza con cada venta y siempre va por detrás de la realidad.

Si te reconoces en dos de estas señales, necesitas un programa de gestión:

• Vendes en más de 1 canal o tienes más de 1 almacén.
• Cada semana hay pedidos cancelados por falta de stock.
• Dos personas guardan versiones distintas del mismo archivo.
• El recuento tarda días porque nadie se fía del número de partida.

Esta es la parte de stock de Neowes ERP, con precios sin IVA:

Con WooCommerce, pedidos, stock y precios van sincronizados. En PrestaShop, publicar el stock en la tienda es una función a medida que se presupuesta aparte. Consulta los precios, calcula tu presupuesto o solicita una demo con tus artículos. Si tienes tienda física, mira el TPV para tiendas.

Fuentes

Vistas el 4 de noviembre de 2026. Las tablas con unidades y euros son ejemplos construidos por nosotros y no describen a ningún negocio concreto.

• BOE: Código de Comercio, artículos 25 a 30.
• BOE: Plan General de Contabilidad, norma 10.ª de existencias.
• Gruen y Corsten: A Comprehensive Guide To Retail Out-of-Stock Reduction, 2007.
• Google Search Central: estados de disponibilidad de un producto.
• GS1: GTIN.