Sistema EDI: qué es y cómo conectarlo al ERP

Un sistema EDI, de intercambio electrónico de datos, envía documentos comerciales como pedidos, albaranes y facturas de un programa a otro en un formato estándar, sin papel ni tecleo. En España, la factura en mensaje EDIFACT es una de las 4 sintaxis admitidas para la factura electrónica obligatoria, según el artículo 7 del Real Decreto 238/2026.

Lo suelen pedir los clientes grandes, como cadenas de distribución y centrales de compra, a sus proveedores. Esta guía explica qué es exactamente, qué documentos viajan, qué estándares y canales usa, qué relación tiene con la factura electrónica, qué necesita tu ERP y qué preguntar antes de conectarlo.

¿Qué es un sistema EDI?

Es el conjunto de software, formatos y canales que permite a dos empresas intercambiar documentos comerciales de máquina a máquina. El pedido que genera el programa del cliente entra directamente en el programa del proveedor, que lo entiende sin que nadie lo lea ni lo copie.

La clave es el formato estándar. GS1 Spain, la organización de estándares de comercio en España, lo describe así: un software EDI toma los datos de la empresa y los incluye en mensajes estándar que su interlocutor comercial puede interpretar. Para cada proceso, como el pedido, la entrega o la factura, existe un mensaje estándar.

Un PDF enviado por correo no es EDI, aunque sea electrónico: hay que abrirlo y leerlo. Tampoco lo es una hoja de cálculo. En EDI, el documento es un mensaje estructurado, con cada dato en su campo, que el programa receptor procesa solo.

¿Qué documentos se intercambian por EDI?

Se intercambian los documentos de todo el ciclo comercial: datos de producto, pedido, confirmación, aviso de envío, recepción, factura y aviso de pago. GS1 Spain incluye en su estándar la alineación de datos maestros, la gestión de pedidos y entregas, la liquidación financiera, el transporte y el almacén.

En la práctica, un proveedor empieza casi siempre por dos mensajes: recibir el pedido y enviar la factura. El aviso de expedición suele llegar después, cuando el cliente lo pide para recibir más rápido en su almacén.

¿Cómo funciona un sistema EDI paso a paso?

Funciona en cinco pasos: el programa del emisor exporta los datos, un traductor los convierte al estándar, un canal los transporta, el receptor confirma que han llegado y su programa los importa. Si algo falla, el mensaje queda retenido con un error que alguien revisa.

1. Exportación. Tu ERP genera el documento, por ejemplo la factura, con sus datos internos.
2. Traducción o mapeo. El software EDI convierte cada campo de tu ERP al campo del mensaje estándar que espera tu cliente.
3. Transporte. El mensaje viaja por una red EDI, por una conexión directa o por otra vía pactada.
4. Acuse de recibo. El receptor devuelve una confirmación técnica de que el mensaje ha llegado completo.
5. Importación. El programa del cliente registra la factura y la cruza con su pedido y su recepción.

Ejemplo: un pedido de principio a fin

Datos inventados. Una cadena con 40 tiendas envía cada lunes un pedido de reposición a un mayorista de menaje, con unas 12 líneas por tienda.

En un año de 52 semanas, son unas 24.960 líneas que nadie tiene que copiar. El ahorro real depende de cuántos errores y llamadas te quitas, no solo de las líneas.

¿Qué estándares y canales usa el EDI?

Usa dos piezas: un estándar de mensajes, que dice cómo se escribe cada documento, y un canal de transporte, que dice por dónde viaja. Puedes combinar cualquier estándar con cualquier canal, siempre que tu cliente y tú lo pactéis.

GS1 Spain recuerda que GS1 EANCOM se basa en la sintaxis UN/EDIFACT y que la elección depende del formato de amplio uso en tu sector. AS2 está descrito en el RFC 4130, que explica cómo intercambiar datos de negocio estructurados por HTTP, en formato X12, UN/EDIFACT o XML, con acuses firmados.

¿El EDI sirve como factura electrónica obligatoria?

Sí, si cumple las reglas del Real Decreto 238/2026. Su artículo 7 admite el mensaje EDIFACT de factura como una de las 4 sintaxis, siempre sobre el modelo semántico europeo EN 16931. Además, debe llevar firma electrónica avanzada y un código único.

Las obligaciones nuevas entre empresas empiezan el 6 de octubre de 2027 para quien facture más de 8 millones y el 6 de octubre de 2028 para el resto, como explicamos en la guía de la factura electrónica. Si tu factura viaja por EDI, ten en cuenta tres reglas del Real Decreto 238/2026:

1. Copia fiel. Si no emites por la solución pública de la Agencia Tributaria, tu plataforma debe enviarle una copia de cada factura en UBL al emitirla, según el artículo 6.2.
2. Estados. Tu cliente tiene que comunicarte la aceptación o el rechazo y el pago completo en 4 días naturales, sin contar fines de semana ni festivos nacionales.
3. Plataforma. El proveedor EDI que hace de plataforma privada tendrá sus propias obligaciones desde el 6 de octubre de 2027, como la interconexión con otras plataformas.

Para la factura electrónica voluntaria, la de ahora, el artículo 10 del Reglamento de facturación ya reconoce el intercambio electrónico de datos como una forma de garantizar el origen y la integridad de la factura, cuando el acuerdo entre las partes prevé procedimientos para ello.

¿Qué diferencia hay entre EDI, portal B2B, API y correo con PDF?

Los cuatro sirven para mover pedidos y facturas, pero cambian en quién teclea y en cuánto cuesta montarlos. El EDI conecta programas con un estándar común; el portal B2B deja pedir a personas; la API conecta programas sin estándar común; el PDF solo traslada el papel a la pantalla.

Para un mayorista con cientos de tiendas pequeñas como clientes, un portal B2B para mayoristas resuelve lo que el EDI no puede: esas tiendas no tienen software EDI. El EDI se añade cuando entra una cadena que lo exige.

¿Qué necesita tu ERP para trabajar con EDI?

Necesita datos ordenados y un punto de conexión. Sin códigos estándar de producto y de ubicación, el mapeo falla; sin una forma de importar y exportar documentos, alguien acaba copiando mensajes a mano.

Lista de comprobación antes de empezar

1. Código GTIN o EAN en cada producto y cada formato de venta, también en las cajas, no solo en la unidad.
2. Código de punto operacional GLN de tu empresa y de cada almacén o tienda del cliente. GS1 Spain lo pide para que emisor, receptor y mercancía estén identificados de forma estándar.
3. Referencia del cliente en cada línea, cuando su pedido usa sus propios códigos.
4. Unidades coherentes: si vendes por cajas de 12, que el pedido, el albarán y la factura hablen de cajas.
5. Precios y descuentos del cliente en el ERP, para que la factura coincida con el pedido.
6. Importación de pedidos y exportación de albaranes y facturas por API o por fichero.
7. Gestión de errores: dónde ves un mensaje rechazado y quién lo corrige.
8. Numeración y series de factura compatibles con lo que pide tu cliente.

Si tu catálogo tiene referencias sin código o formatos repetidos, el EDI destapará el problema el primer día. Ordenarlo antes forma parte de implementar un ERP con buenos datos.

¿Cómo se pone en marcha el EDI con un cliente grande?

Se pone en marcha en seis pasos, empezando por el manual del cliente. Cada cadena tiene su guía de implantación con los mensajes, las versiones y los campos obligatorios que exige, y el proyecto consiste en cumplir esa guía.

1. Pide la guía de implantación del cliente: mensajes, versiones, canal y calendario.
2. Elige proveedor EDI o solución propia. GS1 Spain señala que hay soluciones integradas para volúmenes medios y altos, y soluciones manuales para muy pocos documentos.
3. Intercambia los GLN con tu cliente antes de cualquier mensaje.
4. Mapea los campos de tu ERP a los del mensaje, línea a línea.
5. Prueba con mensajes de prueba: pedidos con faltas, devoluciones, cambios de precio y varias tiendas.
6. Pasa a producción y vigila los primeros ciclos completos, del pedido a la factura.

GS1 Spain menciona además una solución gratuita propia para empresas que intercambian muy pocos documentos. Pregúntale si te encaja antes de contratar una red completa.

¿Cuánto cuesta un sistema EDI?

Cuesta la suma de cuatro partidas: el alta con el proveedor EDI, la cuota por mensajes o por volumen, el mapeo de cada cliente y la conexión con tu ERP. El precio cambia mucho con el número de clientes y documentos, así que pide la oferta con tus volúmenes.

Para hacer la cuenta, multiplica tus documentos reales. Con el ejemplo anterior, 40 pedidos semanales y una factura por pedido son unos 4.160 mensajes al año, sin contar avisos de expedición.

Errores frecuentes al implantar EDI

Estos errores retrasan semanas la puesta en marcha o generan facturas rechazadas:

• Empezar sin códigos GTIN y GLN completos. El primer pedido llega con líneas que tu ERP no reconoce.
• Mapear solo el caso fácil. Las faltas, los cambios de precio y las devoluciones son los que fallan en producción.
• Facturar por EDI lo pedido, no lo entregado. La factura debe salir del albarán real.
• No vigilar los mensajes rechazados. Un rechazo sin revisar es un cobro que no llega.
• Olvidar la factura electrónica. Desde tu fecha, el EDI de factura tendrá que cumplir también el Real Decreto 238/2026.

¿Neowes ERP se conecta con EDI?

Un conector EDI no figura entre las conexiones publicadas de Neowes ERP para mayoristas. Lo publicado son pedidos de todos los canales en una lista, tienda B2B y las conexiones de la tabla; las demás herramientas se estudian como funcionalidad a medida, con precio cerrado antes de empezar.

Si un cliente te exige EDI, trae su guía de implantación a la demo y lo vemos sobre tu caso antes de comprometer nada. Los precios publicados son sin IVA, y puedes calcular tu presupuesto. Si lo que buscas es leer documentos que hoy llegan en PDF, mira automatización con IA para pymes.

Fuentes

Comprobadas el 4 de noviembre de 2026. Los ejemplos de pedidos y volúmenes son inventados para enseñar el cálculo.

• GS1 Spain: qué es el intercambio de datos EDI y pasos para implantarlo.
• BOE: Real Decreto 238/2026, de facturación electrónica entre empresarios, artículos 6, 7 y 10, y disposición final cuarta.
• BOE: Reglamento de facturación, Real Decreto 1619/2012, artículo 10.
• IETF: RFC 4130, AS2.