Picking y packing: diferencias, fases y errores

El picking y packing son dos pasos de la preparación de pedidos. El picking es recoger del almacén los artículos de un pedido, en 4 fases; el packing, comprobarlos, embalarlos y etiquetarlos para el envío. La diferencia importa porque cada uno falla de una forma distinta.

El picking responde a «¿qué lleva este pedido?». El packing responde a «¿llegará bien y a quien toca?». Separarlos, aunque los haga la misma persona, permite corregir un error antes de que salga por la puerta. Esta guía cubre ese tramo del trabajo; la organización completa está en gestión de almacenes.

¿Qué es el picking y cuáles son sus 4 fases?

El picking es la recogida de artículos del almacén para completar un pedido. Se divide en 4 fases: preparación, recorrido, extracción y verificación, y en cada una se puede ganar tiempo o cometer un error.

1. Preparación. Se reúnen los pedidos del turno, se ordenan por prioridad y se genera la lista o la tarea en el móvil.
2. Recorrido. El preparador va de una ubicación a otra. Una ruta bien ordenada evita pasar dos veces por el mismo pasillo.
3. Extracción. Coge la cantidad exacta del lugar correcto. Aquí aparecen los errores de artículo parecido y de cantidad.
4. Verificación. Confirma lo recogido contra el pedido y anota lo que falta antes de pasarlo a embalaje.

Si un artículo no está donde debe, no lo sustituyas sobre la marcha. Márcalo como incidencia, porque puede ser un error de ubicación o una rotura de stock que nadie ha visto todavía.

¿Qué es el packing y qué se hace en esta fase?

El packing es la preparación del pedido para su transporte: se comprueba lo recogido, se elige la caja, se protege la mercancía, se cierra y se etiqueta. Termina cuando el bulto queda listo para el transportista. No es lo mismo que el packaging, que es el diseño del envase del producto.

Un puesto de packing necesita poco: mesa a buena altura, cajas de varios tamaños, relleno, cinta, báscula, lector e impresora de etiquetas. En cada pedido se hacen cinco cosas:

• Revisar que artículos y cantidades coinciden con el pedido.
• Elegir la caja más pequeña que proteja bien el producto.
• Proteger y rellenar lo justo para que nada se mueva.
• Pesar el bulto y cerrar el pedido en el programa.
• Pegar la etiqueta del transportista en una cara plana.

¿Cuáles son las diferencias entre picking y packing?

El picking mueve artículos desde la estantería hasta el puesto de preparación, y el packing convierte esos artículos en un bulto listo para enviar. Cambian el lugar, el objetivo y el tipo de error.

¿Qué métodos de picking existen?

Los tipos de picking más habituales son cuatro: pedido a pedido, por lotes, por zonas y por oleadas. Conviene elegir a partir de tus pedidos diarios y de cuántos artículos se repiten entre ellos.

Empieza por el método más sencillo que aguante tu volumen. El picking por lotes ahorra paseos, pero añade un paso de reparto y más riesgo de cruzar pedidos. Por eso exige marcar bien cada cubeta o usar un lector.

El papel funciona con pocos pedidos, aunque obliga a teclear luego lo recogido. Con móvil y lector, cada artículo se confirma al escanear su código y el stock se descuenta en el momento. El código de barras solo ayuda si cada artículo tiene el suyo: el GTIN de GS1 identifica cada producto, mientras que el SSCC identifica una unidad logística, como una caja o un palé.

¿Cómo se revisa un pedido antes de enviarlo?

Se revisa con una lista corta y siempre igual, en el paso de picking a packing. Esta hoja de control de 12 puntos sirve de base: quita lo que no aplique a tu negocio y añade lo que te haya fallado.

Puedes medir el resultado con una cuenta sencilla. Con datos inventados: 5.000 líneas preparadas al mes y 15 con error son un 0,3 %. Si cada error cuesta 12 € entre portes, devolución y tiempo, pierdes 180 € al mes, sin contar al cliente molesto.

¿Cuánto debe pesar una caja y qué tamaño debe tener?

No hay un peso seguro para todo el mundo: la guía técnica del INSST de 2024 pide evaluar el riesgo a partir de 3 kg y avisa de que más de 25 kg probablemente es un riesgo no tolerable. El tamaño debe ajustarse al producto, porque el embalaje sobrado costará más y pronto estará limitado.

El Real Decreto 487/1997 obliga a evitar o reducir los riesgos de manipular cargas. La guía técnica del INSST, actualizada en 2024, resume en su tabla 1 qué hacer según el peso:

Tampoco 25 kg es un límite seguro para todos. La misma guía fija pesos máximos de referencia que no se deben sobrepasar ni en condiciones ideales, con la carga cerca del cuerpo, a la altura de las caderas y sin giros:

Si la caja se levanta del suelo o por encima de los hombros, se aleja del cuerpo o se mueve muchas veces por hora, el peso aceptable baja. Por eso tu servicio de prevención debe evaluar los puestos de preparación. Mientras tanto, marca el peso en las cajas pesadas, reparte los pedidos voluminosos en varios bultos y usa un carro o una transpaleta para lo que no se pueda dividir.

En tamaño también viene un cambio. El Reglamento (UE) 2025/40, en su artículo 24, fija un máximo del 50 % de espacio vacío en los envases de comercio electrónico. Se aplicará a más tardar el 1 de enero de 2030, o 36 meses después de que la Comisión apruebe el método de cálculo, si esa fecha es posterior. Elegir cajas ajustadas desde ahora te adelanta trabajo.

¿Qué errores son habituales en picking y packing?

Los errores más habituales son preparar con datos atrasados, sustituir artículos sin avisar y dejar que los pedidos se crucen en la mesa. Casi todos se evitan con un paso de verificación claro.

• Artículos parecidos juntos. Si dos tallas o dos sabores están en huecos contiguos, se confunden. Sepáralos.
• Listas en papel sin actualizar. Un pedido cancelado a las 10:00 sigue en la lista de las 9:00.
• Varios pedidos abiertos en la misma mesa. Termina y cierra uno antes de empezar otro.
• Devoluciones mezcladas con mercancía vendible. Dales un sitio propio hasta revisarlas.
• Etiquetar al final de la tanda. Si imprimes todas de golpe, puedes cruzarlas. Imprime cada una al cerrar su caja.

Si vendes productos con lote o caducidad, anota también qué lote sale en cada pedido. Lo explicamos en trazabilidad de productos.

¿Cómo se organiza con un ERP?

Un ERP conecta el pedido, el stock y la etiqueta para que nadie teclee dos veces. El pedido entra solo, se prepara con el lector, descuenta las unidades y deja el envío listo.

En Neowes ERP para mayoristas, la preparación con móvil y escáner y las etiquetas GLS van en el plan Negocio. Estos son los datos publicados, sin IVA:

Un pedido cancelado no sale del almacén, y los pedidos de la tienda online, Amazon, el mayorista y el TPV llegan a una misma lista. Lo que depende de tu almacén, como el orden de las rutas o tus transportistas, lo revisamos en una demo. Si tus pedidos llegan por una tienda B2B, mira el portal B2B para mayoristas; para comparar programas, mejores ERP para pymes.

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Fuentes

Revisadas el 4 de noviembre de 2026. La hoja de control y las cuentas de errores son material propio con datos de ejemplo.

• INSST: guía técnica de manipulación manual de cargas, 2024, con las tablas 1 y 2 en el PDF de la guía.
• BOE: Real Decreto 487/1997.
• EUR-Lex: Reglamento (UE) 2025/40 sobre envases.
• GS1: GTIN.
• GS1: SSCC.