Flujo de caja: qué es, cómo se calcula y ejemplo

El flujo de caja es la diferencia entre el dinero que entra y el que sale de tu empresa en un periodo. Se calcula con una cuenta sencilla: saldo inicial + cobros − pagos = saldo final. Con 12.000 € al empezar, 38.000 € cobrados y 41.000 € pagados, acabas con 9.000 €.

Una empresa con beneficios puede quedarse sin dinero en el banco, y esta guía explica por qué. Encontrarás un ejemplo de 6 meses comprobado periodo a periodo, la diferencia con facturación y resultado, cómo preparar una previsión de tesorería y qué mirar antes de que el saldo llegue a cero. Todas las cifras son un supuesto.

¿Qué es el flujo de caja?

Es el registro de los movimientos reales de dinero: cobros y pagos, en la fecha en que suceden. También se llama cash flow o flujo de efectivo, y no depende de cuándo se emite o se recibe una factura.

La contabilidad funciona con otro criterio. El Plan General de Contabilidad define el principio de devengo: los gastos y los ingresos se registran cuando ocurren, con independencia de la fecha de pago o de cobro. Por eso coexisten dos fotografías de una misma empresa. La cuenta de resultados cuenta lo devengado, y el flujo de caja cuenta lo que ha pasado por el banco y la caja.

El Plan también recoge un documento formal, el estado de flujos de efectivo, que informa sobre el origen y el uso del efectivo y de otros activos líquidos equivalentes. La Ley de Sociedades de Capital lo incluye en las cuentas anuales, pero su artículo 257 deja de exigirlo a quien puede formular balance abreviado. Aunque no estés obligado a presentarlo, tu control interno de tesorería sigue siendo necesario para pagar a tiempo.

¿En qué se diferencia del beneficio?

El beneficio mide lo que has ganado según el devengo, y la caja mide lo que tienes disponible. Una venta facturada y sin cobrar suma beneficio sin sumar dinero; devolver un préstamo resta dinero y no resta beneficio.

Este ejemplo reúne seis hechos de una misma empresa. Una columna no sustituye a otra:

Mira la operación de venta. El resultado de marzo sube 4.000 €, pero la cuenta del banco no recibe nada hasta mayo. Al final de la cadena las cifras cuadran: -7.260 € − 840 € + 12.100 € = +4.000 €. El dinero llega, solo que más tarde, y mientras tanto hay que pagar nóminas y proveedores.

El saldo bancario también es otra cosa: es el resultado acumulado de los flujos, y puede estar inflado por un préstamo o por IVA cobrado que aún tienes que ingresar. Por eso conviene separar lo que es tuyo de lo que solo estás guardando para Hacienda. Si necesitas ver la parte de la venta que realmente te queda, revisa el margen bruto.

¿Cómo se calcula el flujo de caja?

Se calcula restando pagos a cobros en un periodo, y se comprueba sumando ese resultado al saldo inicial. El saldo final de un periodo tiene que ser el saldo inicial del siguiente, sin excepciones.

Hay dos caminos, y conviene elegir uno según el objetivo:

• Método directo. Sumas cobros y pagos reales. Es el que usarás para vigilar la tesorería, porque cada línea es un movimiento que puedes comprobar en el banco.
• Método indirecto. Partes del resultado y deshaces lo que no ha movido dinero. Sirve para explicar por qué el beneficio no se ha convertido en caja.

Un ejemplo del método indirecto, con cifras inventadas para un trimestre:

Un resultado de +4.000 € se ha convertido en -1.200 € de caja. No hay ningún error: el dinero está en facturas pendientes y en estanterías. Un inventario ABC o una mejor gestión de compras pueden liberar la parte que está parada en mercancía.

¿Qué tipos de flujo de caja existen?

El Plan General de Contabilidad clasifica los movimientos en 3 actividades: explotación, inversión y financiación. Separarlas permite saber si el dinero sale del negocio o si procede de vender activos o de pedir prestado.

Un flujo de explotación positivo y sostenido indica que el negocio genera dinero por sí mismo. Si la explotación es negativa y el banco va bien porque has recibido un préstamo, solo has ganado tiempo.

Verás además el término flujo de caja libre. No forma parte del modelo oficial y su definición varía, pero suele ser el flujo de explotación menos las inversiones necesarias. Es lo que quedaría para devolver deuda o repartir. Si analizas un proyecto concreto, el flujo de caja del proyecto solo debe recoger los cobros y pagos que aparecen por hacerlo.

¿Cómo se hace un flujo de caja mensual?

Haz una fila por periodo con saldo inicial, cobros, pagos y saldo final, y parte de un saldo conciliado con el banco. Esta plantilla se puede copiar a una hoja de cálculo con cuatro fórmulas.

En la hoja, la fórmula del flujo es =C2-D2, la del saldo final =B2+C2-D2 y la del saldo inicial del mes siguiente =F2. Si un saldo final no coincide con el extracto del banco, algo falta: un cobro, un pago o un movimiento entre cuentas. El cuadre fino es trabajo de la conciliación bancaria, y conviene hacerlo antes de usar el saldo como punto de partida.

Fíjate en el conjunto. En 6 meses la empresa ha ganado 500 € de caja, y sin embargo en abril ha rozado el desastre con un saldo de 0 €. Los promedios esconden justo lo que importa: el punto más bajo.

Separa también las líneas. Dentro de los pagos, usa al menos estas: proveedores, nóminas y Seguridad Social, alquiler, impuestos, préstamos y otros. Así verás qué mes concentra los vencimientos. Los traspasos entre tus propias cuentas no son cobros ni pagos.

¿Cómo se hace una previsión de tesorería?

Una previsión de tesorería proyecta cobros y pagos futuros por fecha probable, a partir del saldo real de hoy. Su objetivo no es acertar cada euro, sino detectar con tiempo la semana en la que el dinero no alcanza.

Sigue estos pasos:

1. Parte del saldo conciliado de todas las cuentas, no de lo que crees tener.
2. Coloca los cobros por fecha probable. Toma el vencimiento y suma el retraso habitual de cada cliente.
3. Añade las ventas futuras por separado y con prudencia, porque aún no existen.
4. Coloca los pagos conocidos: proveedores por vencimiento, nóminas, alquiler, cuotas de préstamo.
5. Añade los impuestos. Para muchas empresas, el IVA trimestral, con el modelo 303, se ingresa del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 30 de enero. Tu calendario puede ser otro.
6. Mira el saldo mínimo de cada semana, no solo el del final.

Previsión semanal de ejemplo. No son datos reales, y cada cobro depende de los supuestos anteriores:

Actualiza la tabla cada semana. Sustituye lo previsto por lo real y anota la diferencia: si esperabas cobrar 6.500 € y entraron 5.900 €, ese error de 600 € te dice qué cliente o qué supuesto corregir. Una previsión de 6 semanas es la elección de este ejemplo. Si tus cobros tardan 90 días, tendrás que mirar más lejos.

¿Qué pasa si un cliente paga tarde?

El efecto se traslada a todas las semanas siguientes, y un solo retraso puede convertir un mes ajustado en un descubierto. Por eso conviene probar la previsión con un escenario prudente antes de que suceda.

Volvamos al ejemplo mensual. Supón que un cliente debía pagar 6.000 € en abril y lo hace en mayo:

La empresa no pierde ese dinero: gana y cobra lo mismo. Pero durante unas semanas necesita 6.000 € que no tiene. Los escenarios más útiles son pocos: el cliente principal se retrasa, las ventas bajan, un pago llega antes, o sube el coste de la mercancía. Para cada uno, escribe qué harías y cuándo tendrías que decidirlo.

¿Por qué se queda sin caja una empresa rentable?

Suele ser por el desfase entre pagar y cobrar. Cuanto más creces, más mercancía compras y más crédito das, de modo que el crecimiento consume dinero antes de devolverlo.

Las causas habituales son estas:

• Das más plazo del que recibes. Pagas a 30 días y cobras a 60.
• Compras antes de vender. Una rotura de stock cuesta ventas, pero el exceso de existencias congela dinero. Si la mercancía llega con destino asignado, el cross docking reduce ese tiempo parado.
• Tienes los pagos fuertes juntos. IVA, nóminas y un proveedor principal en la misma semana.
• Tratas el IVA cobrado como propio. Parte del dinero del banco es de Hacienda.
• Tu margen no cubre tu estructura. Si no has calculado tu punto de equilibrio, vendes sin saber cuánto necesitas.

En operaciones comerciales entre empresas, la Ley 3/2004 fija un plazo de pago de 30 días naturales si no se pacta otro, y no permite acordar más de 60 días naturales. Conocerlo ayuda a negociar. Esa ley tiene condiciones y excepciones, así que revisa tu caso con tu asesor.

¿Cómo se puede mejorar el flujo de caja?

Se mejora acortando lo que tardas en cobrar, alargando con acuerdo lo que tardas en pagar y reduciendo el dinero parado en stock. Cada palanca tiene un coste, de modo que conviene medir su efecto en euros.

El cálculo de la primera fila es (263.000 € / 6 / 30) × 10, con un mes de 30 días. Es dinero que se libera una sola vez, no cada mes, y solo aparece si realmente cobras esos 10 días antes. Para un anticipo, una factura proforma deja claro el importe, y el cobro se factura cuando llega.

Si vendes a crédito a empresas, revisa los límites por cliente y quién aprueba excederlos. Un portal B2B puede mostrar condiciones y facturas, pero la decisión de dar plazo sigue siendo tuya.

¿Qué aporta un ERP al control de la tesorería?

Un ERP reúne facturas, vencimientos y movimientos del banco en un solo sitio, lo que evita copiar datos a mano. Neowes ERP publica la parte bancaria y contable; una previsión por vencimientos no figura en lo publicado.

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Antes de elegir un programa, lleva estas preguntas a una demo: ¿puedo sacar los vencimientos de cobro y pago por fecha?, ¿se exportan a una hoja?, ¿se separa el IVA?, ¿puede entrar mi gestoría? Si tu asesor ya lleva la contabilidad, decide quién mantiene la previsión. Si vas a implementar un ERP, cuadra el saldo de partida con el banco el primer día.

Fuentes

Fuentes leídas el 4 de noviembre de 2026. Los saldos, cobros y pagos son un supuesto: no son datos de clientes ni una previsión real.

• BOE: Plan General de Contabilidad, marco conceptual (devengo) y norma 9.ª de elaboración de las cuentas anuales.
• BOE: Ley de Sociedades de Capital, artículos 254 y 257.
• BOE: Ley 3/2004, de medidas contra la morosidad, artículo 4.
• BOE: Reglamento del IVA, artículo 71, y Agencia Tributaria: modelo 303.
• Neowes OS: Neowes ERP y precios publicados, sin IVA.