Gestión de almacenes: procesos, layout y KPI

La gestión de almacenes organiza cómo entra, se guarda, se mueve y sale la mercancía de tu empresa. Abarca 6 procesos, desde la recepción hasta las devoluciones, y se mide con 8 indicadores. Empieza por el plano, las ubicaciones y las reglas de rotación.

Un almacén ordenado no es el que parece limpio, sino el que permite encontrar cualquier artículo a la primera y preparar un pedido sin dar vueltas. Esta guía trata la parte física y operativa: espacios, flujos, personas y normas. El registro de unidades y los recuentos están en control de stock, y la recogida de pedidos, en picking y packing.

¿Qué es la gestión de almacenes?

La gestión de almacenes es el conjunto de procesos, espacios y personas que mueven la mercancía desde que llega hasta que sale. Busca servir a tiempo con el menor coste, el menor esfuerzo y los menores errores posibles.

Se confunde a menudo con otras dos tareas, y merece la pena separarlas:

• Gestión de almacenes. Responde a dónde está cada cosa y cómo se mueve. Trabaja con metros, tiempos y personas.
• Gestión de inventario. Responde a cuánto hay y cuánto hay que tener. Trabaja con unidades y euros.
• Logística. Es el conjunto mayor, que incluye el transporte y la relación con proveedores y clientes.

Una buena gestión persigue cinco objetivos concretos:

1. Aprovechar el espacio sin bloquear el paso.
2. Reducir los recorridos del personal.
3. Mantener la mercancía en buen estado.
4. Evitar errores de artículo y de cantidad.
5. Proteger a las personas que trabajan allí.

Conseguirlos no exige una gran inversión. La mayoría de los almacenes pequeños mejora mucho con un plano, unas etiquetas y unas pocas reglas escritas.

¿Qué es un almacén y qué tipos hay?

Un almacén es el espacio donde una empresa guarda mercancía hasta venderla o usarla. Los tipos se distinguen por su función en la cadena y por quién lo gestiona, y cada uno pide una organización distinta.

Si estás pensando en abrir un segundo almacén, recuerda que repartir el stock obliga a tener más colchón en total. La cuenta está en stock de seguridad. Antes de alquilar más metros, comprueba si el problema es de espacio o de orden.

¿Cuáles son los procesos de un almacén?

Son seis: recepción, ubicación, almacenaje, preparación, expedición y devoluciones. Cada uno necesita un responsable, una zona y una regla clara, porque los errores de un paso se pagan en los siguientes.

El orden importa. Una recepción mal hecha contamina todo lo demás: un artículo sin contar o sin ubicar se convierte en una falta dos semanas después, cuando ya nadie recuerda por qué.

¿Cómo debe ser la recepción de mercancía?

Debe ser un control completo antes de que la mercancía entre en el stock: comprobar el pedido, contar, revisar el estado y registrar. Lo que no se ha comprobado aún no está disponible para vender.

Reserva una zona para recepción y no mezcles allí lo pendiente con lo ya revisado. Los pasos habituales son estos:

1. Identifica el envío. Compara albarán y pedido antes de descargar todo.
2. Revisa el exterior. Anota golpes, humedad o cajas abiertas delante del conductor.
3. Cuenta. Por cajas si el proveedor es fiable, por unidades si no lo es o si el artículo es caro.
4. Comprueba el contenido. Mira artículo, código, estado y fecha de caducidad si la hay.
5. Registra la entrada. Lo recibido de verdad, no lo pedido.
6. Etiqueta. Si un artículo llega sin código legible, ponle uno antes de moverlo.
7. Ubica el mismo día. Marca como pendiente lo que no pueda colocarse.

El plazo para reclamar es corto. El artículo 60 de la Ley 15/2009, del contrato de transporte, pide manifestar por escrito las reservas en el momento de la entrega. Para daños no manifiestos da 7 días naturales. Si no haces reservas, se presume que la mercancía llegó bien, salvo prueba en contrario.

Las incidencias de recepción son también tu mejor fuente para medir proveedores. Si las registras, en gestión de proveedores verás cómo convertirlas en una evaluación con datos, no en una impresión.

¿Cómo se organizan las ubicaciones?

Se organizan con un código propio para cada hueco, formado por pasillo, módulo, nivel y posición, escrito de forma visible. Así cualquier persona encuentra un artículo sin depender de la memoria de quien lo guardó.

Un código sencillo tiene cuatro partes. Por ejemplo, A-03-02-04 significa pasillo A, módulo 3, nivel 2, hueco 4. Cuatro consejos para que funcione:

• Usa siempre el mismo número de caracteres, para que se lea bien en listas y pantallas.
• Numera los niveles desde el suelo y los módulos en el sentido de la marcha.
• Coloca la etiqueta a una altura legible, con letra grande y código de barras si usas lector.
• Deja huecos libres para crecer, sin renumerar todo el almacén.

Después debes decidir qué regla sigue cada artículo:

Con pocos artículos, la ubicación fija basta y se memoriza pronto. A partir de unos cientos de artículos o con mucha rotación de surtido, la libre compensa, pero solo si el programa guarda dónde está cada cosa. Sin registro, una ubicación libre es una búsqueda del tesoro.

¿Dónde colocar cada artículo?

Coloca lo que más sale cerca de la zona de preparación y a una altura cómoda, y lo que menos sale, lejos o arriba. Esta decisión reduce los paseos, que son el tiempo que nadie factura.

La zona dorada de una estantería va, más o menos, de la cadera al pecho: ahí se coge sin agacharse ni estirarse. Reserva esa franja para los artículos de más movimiento. Lo pesado debe ir abajo, y lo ligero y poco frecuente, arriba.

Para decidir, necesitas las líneas de pedido de cada artículo en los últimos 3 meses. El inventario ABC ordena por valor, pero para colocar en el almacén importa más la frecuencia: un artículo barato que sale 40 veces al día debe estar a mano, aunque facture poco.

Un cálculo con datos inventados muestra lo que está en juego. Con 400 líneas de picking al día, ahorrar 30 metros por línea son 12 kilómetros diarios. A 1,2 metros por segundo, unas 2,8 horas de trabajo cada día.

Tres reglas completan la colocación:

• Separa lo parecido. Tallas, sabores o colores contiguos se confunden; intercala otro artículo.
• Junta lo que se pide junto. Si dos artículos salen casi siempre en el mismo pedido, ponlos cerca.
• Revisa cada trimestre. La temporada cambia lo que más sale, y la colocación debe cambiar con ella.

¿Cómo diseñar el layout de un almacén?

Diseña el flujo antes que las estanterías: dónde entra la mercancía, dónde espera, dónde se prepara y por dónde sale. Un buen layout evita cruces y hace que cada artículo avance sin volver atrás.

Hay tres flujos básicos, y el edificio suele decidir por ti:

Dibuja un plano a escala y marca estas zonas:

• Recepción y control. Espacio para descargar y revisar.
• Almacenaje. Estanterías y palés.
• Preparación. Mesas, cajas y material de embalaje.
• Expedición. Bultos cerrados a la espera del transportista.
• Devoluciones. Un sitio propio, separado de lo vendible.
• Oficina y paso de personas. Rutas seguras y bien señalizadas.

Antes de mover nada, recorre un día normal con el plano en la mano y dibuja por dónde pasa la gente. Los cruces y las esperas saltan a la vista. Mover una mesa suele costar menos que contratar a alguien.

¿Cómo organizar un almacén pequeño?

Se organiza con pocas reglas: aprovechar la altura, despejar el paso, dejar lo que más sale junto a la mesa y separar lo pendiente. Una trastienda necesita el mismo método que una nave, a otra escala.

En un local pequeño cada metro cuenta, y el desorden se nota enseguida. Estas pautas funcionan sin obra ni inversión:

• Sube en vertical. Usa estanterías hasta donde llegues con seguridad, con lo pesado abajo y una escalera en buen estado para lo alto.
• Marca una zona de entrada. Basta con un palé o una mesa con un cartel de pendiente de revisar. Lo que está ahí aún no existe para vender.
• Deja una sola mesa de preparación. Cerca de la puerta, con cajas, cinta y báscula al alcance de la mano.
• Etiqueta por artículo. Agrupar por proveedor parece natural, pero obliga a recordar quién vende cada cosa.
• Saca lo que no toca. Guarda arriba o fuera la temporada que no vas a vender en los próximos 3 meses.
• Repón en horas tranquilas. Si el almacén es la trastienda, prepara una lista corta y evita salir a buscar artículos con un cliente esperando.

Recuerda que, en locales comerciales, el Real Decreto 486/1997 permite una altura de 2,5 metros frente a los 3 metros generales. Si el local es tan justo, el orden de las cajas importa aún más, porque moverlas se convierte en parte diaria del trabajo.

¿Qué sistemas de almacenamiento existen?

Los siete más habituales son estantería convencional, estantería ligera, compacta, dinámica, móvil, cantilever y entreplanta. La elección depende del tipo de carga, del número de artículos distintos y de la rotación.

No compres estanterías por el precio del metro. Pregunta a un fabricante por la carga admisible, que debe figurar en una placa visible, y por la distancia entre módulos que necesitan tus carretillas o tus carros.

Para una pyme, lo habitual es una mezcla: estantería convencional para reserva y estantería ligera para preparar pedidos. Reponer de una a otra es una tarea propia, que conviene hacer en horas tranquilas y no en mitad de la preparación.

¿Qué rotación usar: FIFO, FEFO o LIFO?

Usa FIFO, primero en entrar, primero en salir, para la mayoría de los artículos, y FEFO, primero en caducar, primero en salir, si hay fechas. LIFO solo tiene sentido en productos que no se deterioran.

FIFO y LIFO son opuestos: con el FIFO en el almacén sale lo más antiguo, y con LIFO, lo más reciente. La regla física no es lo mismo que el método contable. Puedes sacar por FEFO en el almacén y valorar el stock con coste medio ponderado, que es el método general del Plan General de Contabilidad. La norma también acepta el FIFO para valorar, y lo decide tu contabilidad, no el almacén.

Si tu producto tiene lotes o caducidad, necesitas registrar esos datos desde la recepción. Lo desarrollamos en trazabilidad de productos.

¿Cómo se gestionan la expedición y las devoluciones?

La expedición se gestiona con una zona propia, un horario de recogida y un control final de bultos; las devoluciones, con un sitio separado y una decisión por unidad. Las dos cierran el ciclo del stock.

En expedición, cuatro hábitos evitan la mayoría de los problemas:

• Agrupa los bultos por transportista y por hora de recogida.
• Cuenta los bultos al entregarlos y guarda la firma o el comprobante.
• Revisa los pedidos cancelados antes de cargar.
• Deja hora límite de preparación y respétala, para que el último pedido no se haga con prisas.

Si trabajas con palés, una etiqueta logística ayuda a identificar cada unidad de carga. El estándar SSCC de GS1 sirve para identificar una caja, un palé o un paquete mientras dura el transporte.

Las devoluciones merecen un proceso propio. Cada unidad que vuelve debe acabar en uno de estos cuatro destinos: vendible, rebajada, reparable o baja. Hasta decidirlo, no debería aparecer como disponible. Sin esa disciplina, acabarás vendiendo unidades dañadas, y tu control de stock dejará de cuadrar.

¿Qué son las 5S y cómo se aplican en un almacén?

Las 5S son un método de orden de origen japonés con cinco pasos: clasificar, ordenar, limpiar, estandarizar y mantener. En un almacén sirve para que el orden deje de depender de un esfuerzo puntual.

1. Clasificar. Saca lo que no se usa: palés rotos, material viejo, artículos descatalogados.
2. Ordenar. Un sitio para cada cosa, marcado y a la vista.
3. Limpiar. Pasillos despejados y zonas libres de derrames, plásticos y restos.
4. Estandarizar. Escribe cómo debe quedar cada zona, con una foto.
5. Mantener. Revisa cada semana con una lista corta y un responsable.

La tercera S parece menor y no lo es. Un pasillo con flejes o cartones por el suelo es un riesgo de accidente y una señal de que se aceptan los atajos. Empieza por una sola zona, enseña el resultado y continúa con la siguiente.

¿Qué normas de seguridad debe cumplir un almacén?

Un almacén es un lugar de trabajo y debe cumplir, entre otras, las medidas del Real Decreto 486/1997, con pasillos de al menos 1 metro. Las cifras básicas caben en una tabla, aunque tu evaluación de riesgos debe ser específica.

El metro de pasillo es un mínimo para personas. Si circulan carretillas o transpaletas, la anchura debe permitir su paso con una separación de seguridad suficiente, algo que el mismo decreto exige de forma expresa.

El INSST recuerda que las estanterías son equipos de trabajo y deben someterse a comprobaciones y revisiones periódicas. Su frecuencia y alcance dependen, en primer lugar, del manual del fabricante. Marca la carga máxima y retira del uso cualquier módulo golpeado hasta que lo revise alguien capacitado.

La protección contra incendios depende del tipo de almacén. Desde el 10 de mayo de 2025, el reglamento de seguridad contra incendios en los establecimientos industriales es el del Real Decreto 164/2025, que sustituyó al de 2004. No abarca cualquier almacén: entran los de una actividad industrial y los logísticos con una carga de fuego de al menos 3 millones de megajulios, calculada según el propio reglamento. Tampoco cuenta como logístico el almacén de un establecimiento dedicado sobre todo a la venta física, como una tienda.

Si tu nave ya funcionaba antes de esa fecha, no tiene que adaptarse a todas las exigencias nuevas, aunque sí le afectan, entre otras, las reglas de mantenimiento e inspección. La norma nueva se aplica si amplías o reformas con más superficie o más riesgo, y con ciertos cambios de actividad. La tabla de arriba es un resumen de ayuda, no una evaluación: un técnico competente o tu servicio de prevención debe revisar tu caso.

¿Qué indicadores debes medir en un almacén?

Mide estos 8 KPI de almacén una vez al mes: exactitud, pedidos perfectos, productividad, tiempo de pedido, tiempo de recepción, ocupación, coste por pedido y devoluciones. Si no los tienes, empieza por los dos primeros.

Los números de esta tabla son inventados y solo sirven para enseñar la fórmula.

Lee juntos estos KPI de logística. Subir la productividad a costa de los errores no es una mejora, y una ocupación muy alta suele frenar la preparación, porque cada movimiento obliga a apartar algo antes.

El coste por pedido es solo una parte del coste de almacenamiento, que incluye además alquiler, luz, seguros, personal y el dinero parado en stock. Compara cada mes contigo mismo. Los valores de referencia publicados mezclan sectores y tamaños, y dicen poco sobre tu negocio. Para que los datos sean creíbles, deben salir del programa y no de una hoja rellenada a final de mes.

¿Qué es un sistema de gestión de almacenes?

Un sistema de gestión de almacenes, SGA o WMS, es un programa que dirige las tareas dentro del almacén: dónde guardar, qué recoger, en qué orden y con qué ruta. Va más allá del registro de stock.

Muchas pymes no lo necesitan al principio, porque un ERP con almacén ya cubre lo básico. Esta tabla ayuda a distinguirlos:

Antes de comprar nada, responde a estas preguntas:

1. ¿Cuántos artículos y ubicaciones gestionas?
2. ¿Cuántos pedidos y líneas preparas en un día normal y en uno de campaña?
3. ¿Cuántas personas y turnos trabajan?
4. ¿Necesitas lotes, caducidades o números de serie?
5. ¿Cómo se conecta con tu ERP y tu tienda?
6. ¿Qué pasa cuando un artículo no está donde el programa dice?

La última pregunta es la más reveladora en cualquier demostración. Un sistema se conoce por cómo trata las excepciones, no por cómo muestra un pedido perfecto.

¿Cómo mejorar tu almacén en 30 días?

Con cuatro semanas de trabajo puedes tener un plano, ubicaciones, reglas y primeros indicadores, sin comprar estanterías. Dedica cada semana a un solo objetivo y deja a una persona como responsable.

Empieza por la recepción si tienes muchas diferencias de stock, y por la colocación si tu problema son los tiempos de preparación. Enseña los datos al equipo: quien trabaja en el almacén suele saber qué está mal y agradece que se mida.

Acabado el mes, sigue con los recuentos cíclicos y una revisión trimestral de la colocación. El orden conseguido se pierde pronto si nadie lo vigila.

¿Qué errores son habituales en la gestión de almacenes?

Los errores habituales son guardar por costumbre, llenar los pasillos, depender de la memoria de una persona y no separar devoluciones. Casi todos son baratos de corregir y caros de mantener.

• Depender de la persona que lo sabe todo. Si solo una persona sabe dónde está cada cosa, tu almacén se para cuando esa persona se va de vacaciones.
• Colocar por llegada y no por salida. Lo primero que llegó ocupa el sitio más cómodo, aunque apenas se venda.
• Usar los pasillos como reserva. Bloquea el paso, crea riesgos y esconde mercancía.
• Recibir sin separar. Lo pendiente de revisar se mezcla con lo disponible.
• Comprar estanterías antes de medir. La altura libre, los pilares y las puertas deciden más que el folleto del fabricante.
• Ignorar la temporada. En campaña, la ubicación de siempre puede dejar de servir.

¿Cómo se gestiona el almacén con Neowes ERP?

Neowes ERP lleva el almacén en el mismo sistema que las ventas, las compras y las facturas. Preparas con el escáner del móvil, ves el stock por almacén y por tienda, y haces traspasos y recuentos.

Estas son las funciones publicadas de Neowes ERP para mayoristas, con precios sin IVA:

Un pedido cancelado no sale del almacén, y los traspasos del almacén a las tiendas quedan registrados. Los 3 primeros meses son gratis y sin coste de alta, y cargamos tus datos con una plantilla de Excel o CSV.

Bazar del Vapeo, con más de 3.000 productos online, trabaja así el almacén y los envíos con etiquetas GLS; lo contamos en casos. Si tu duda es de ubicaciones por hueco, lotes o rutas, trae esas preguntas a una demo: te diremos con claridad qué cubre y qué no. También puedes calcular tu presupuesto, revisar cuánto cuesta un ERP para pymes o, si vendes también en mostrador, leer programa de facturación con stock y TPV.

Una vez ordenado el almacén, el siguiente frente suele ser evitar faltas: te ayudará nuestra guía de rotura de stock.

Fuentes

Comprobadas el 4 de noviembre de 2026. Los ejemplos con unidades, tiempos y euros los hemos construido nosotros para explicar cada fórmula.

• BOE: Real Decreto 486/1997, lugares de trabajo.
• BOE: Ley 15/2009, artículo 60.
• BOE: Real Decreto 164/2025, seguridad contra incendios en establecimientos industriales.
• BOE: Plan General de Contabilidad, norma 10.ª.
• INSST: estanterías metálicas.
• INSST: guía técnica de manipulación manual de cargas, 2024.
• GS1: SSCC.
• SEPE: certificado COML0309.