IA para empresas: usos reales por departamento, con precios

La IA para empresas funciona hoy, sobre todo, en tareas en las que alguien lee un texto y escribe otro: contestar a un cliente con el stock real, pasar un email a pedido, preparar una compra o sacar los datos de una factura, mientras lo que compromete dinero o a personas lo sigue aprobando alguien del equipo. En Neowes, un proyecto así cuesta desde 390 € una automatización sencilla, desde 1.200 € un agente conectado a tus datos y desde 2.900 € un proceso completo, sin IVA, y el consumo del modelo de IA se paga aparte, según el uso.

Cada vez es más habitual. Según el INE, en el primer trimestre de 2025 usaba alguna tecnología de inteligencia artificial el 21,1 % de las empresas españolas de 10 o más empleados, 8,7 puntos más que un año antes, y el 13,4 % de las de menos de 10. En el conjunto de la UE, Eurostat da casi un 20 % para 2025, y entre las empresas que ya la usan, lo más habitual es aplicarla al marketing o las ventas (34,7 %) y a la administración y la gestión (31 %).

Esta guía va departamento por departamento: qué entra, qué sale, quién revisa, qué permisos necesita y qué pasa cuando falla. Si lo que buscas es una lista de procesos para empezar a automatizar, está en automatización con IA para pymes.

Un uso por departamento, de un vistazo

Departamento por departamento

Atención al cliente

Es donde antes se nota, porque las preguntas se repiten y la respuesta ya está en tus sistemas.

• Entra: emails, mensajes del chat de la web o de WhatsApp Business: «¿tenéis la 42 en negro?», «¿dónde está mi pedido?», «¿enviáis a Canarias?».
• Sale: la respuesta con el dato real (stock, estado del envío, condiciones) o, las primeras semanas, un borrador que alguien del equipo revisa y envía.
• Decide una persona: devoluciones de dinero, excepciones a tus condiciones, quejas y cualquier cliente enfadado.
• Permisos: leer catálogo, stock y pedidos. No necesita, y no debe tener, permiso para cambiar precios ni hacer reembolsos.
• Si falla: cuando no encuentra el dato o la pregunta se sale de lo previsto, lo dice y pasa la conversación a una persona con un resumen.
• Se mide en: consultas resueltas sin intervención, respuestas que el equipo tuvo que corregir y tiempo hasta la primera respuesta.

Ventas

El caso típico de un mayorista: los pedidos llegan por email, por WhatsApp o en PDF, y alguien los teclea.

• Entra: «lo mismo que el mes pasado, pero el doble de cajas», un PDF con líneas de pedido, una petición de presupuesto.
• Sale: el pedido o el presupuesto en borrador en tu ERP, con el cliente, las referencias, las cantidades y su tarifa.
• Decide una persona: el comercial lo revisa y lo confirma; siempre, si hay un precio especial o falta stock.
• Permisos: leer clientes, tarifas y catálogo; crear borradores, no confirmarlos.
• Si falla: una referencia que no reconoce queda marcada para revisar, en lugar de sustituirse por otra parecida.
• Se mide en: minutos por pedido y líneas que hubo que corregir.

Marketing

La IA escribe rápido. El riesgo es publicar sin leer.

• Entra: la ficha del fabricante, los datos técnicos y los segmentos de clientes de tu CRM.
• Sale: descripciones de producto, traducciones entre chino y español, asuntos y textos de email, resúmenes de reseñas.
• Decide una persona: qué se publica y a quién se envía. Nada sale solo.
• Permisos: el catálogo; para los emails, solo los contactos que han aceptado recibirlos.
• Si falla: un texto que incluye un dato que no está en la ficha (una medida, una certificación) se rechaza. La regla es escribir solo con lo que hay en la ficha.
• Se mide en: fichas publicadas a la semana y correcciones por ficha.

Un aviso para el SEO: Google no prohíbe la IA, pero advierte de que generar muchas páginas sin aportar valor a los usuarios puede considerarse spam. Cada ficha tiene que aportar algo, y alguien tiene que leerla.

Compras e inventario

Aquí la IA no compra: prepara.

• Entra: ventas, stock, pedidos pendientes y plazos de cada proveedor.
• Sale: una propuesta de pedido a proveedor, avisos de lo que se va a agotar y la lista del stock parado.
• Decide una persona: qué se compra, cuánto y a quién.
• Permisos: leer ventas y stock y crear borradores de pedido de compra.
• Si falla: si los datos de stock no están al día, lo avisa en vez de proponer una compra; nunca envía el pedido al proveedor.
• Se mide en: horas dedicadas a preparar la compra y roturas de stock.

Con Neowes ERP, además, puedes conectar tu asistente de IA por MCP y preguntarle en tus palabras: «¿cuánto vendimos de esta referencia en septiembre?».

Administración y finanzas

Mucho papel que hoy se teclea: facturas de proveedor, albaranes y extractos.

• Entra: facturas y albaranes de proveedores en PDF, movimientos del banco y la lista de cobros pendientes.
• Sale: los datos de cada documento listos para registrar, una propuesta de conciliación y recordatorios de cobro en borrador.
• Decide una persona: administración valida cada registro, los pagos los ordena una persona y lo fiscal se consulta con tu gestoría.
• Permisos: leer documentos y banco. Sin permiso para pagar ni para emitir facturas.
• Si falla: un importe o un CIF que no cuadra queda pendiente de revisión manual.
• Se mide en: documentos procesados por hora y errores detectados en la revisión.

Recursos humanos

Útil para las dudas del día a día; delicado cuando se trata de decidir sobre personas.

• Entra: preguntas de la plantilla («¿cuántos días de asuntos propios tengo?») y los documentos de la empresa: convenio, calendario y normas internas.
• Sale: una respuesta que cita el documento y el apartado de donde sale.
• Decide una persona: todo lo que afecta a alguien en concreto.
• Permisos: documentos generales; ni expedientes ni nóminas.
• El límite: no dejes que una IA decida a quién se contrata, cómo se evalúa a alguien o a quién se despide. El RGPD reconoce el derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en un tratamiento automatizado que tenga efectos jurídicos sobre la persona o la afecte de forma significativa (artículo 22), y el Reglamento europeo de IA considera de alto riesgo los sistemas destinados a la contratación o la selección de personas (anexo III).

Cómo elegir el primer caso

Puntúa de 1 a 3 cada proceso candidato con estas seis preguntas:

Empieza por el que más sume, siempre que el riesgo no sea alto. En las empresas que venden producto suelen ganar dos: las preguntas de stock y de estado del pedido, y los pedidos que llegan por email.

Mide antes cuánto tiempo lleva hoy

Sin una medida de partida no hay forma de saber si la IA ahorra algo. Es fácil:

1. Define dónde empieza y dónde acaba la tarea. Por ejemplo, «desde que entra el email hasta que el pedido está en el ERP».
2. Cuenta durante dos semanas cuántas veces pasa y cronometra unos 20 casos normales. Los raros, apúntalos aparte.
3. Apunta los errores: pedidos corregidos, respuestas que hubo que rectificar.
4. Haz la cuenta: casos por semana × minutos por caso = horas por semana.
5. Repite la medición con la IA en marcha, con la misma definición y contando el tiempo que se dedica a revisar.

Son cifras de ejemplo: pon las tuyas. Si en tu medición no sale ahorro, ese proceso no es el primero.

Datos y permisos: cinco reglas

1. Leer antes que escribir. Empieza con permisos para consultar; para escribir, solo borradores que alguien confirma.
2. Un usuario propio para la IA, con sus permisos y un registro de lo que hace, para poder revisarlo y cortarle el acceso sin tocar a nadie más.
3. Contrato si hay datos personales. Quien te monta la IA y trata datos de tus clientes o empleados actúa como encargado del tratamiento y debe firmar contigo el contrato del artículo 28 del RGPD. Pregunta también qué modelo de IA se usa y dónde se procesan los datos.
4. Nada de cuentas personales. Que nadie pegue datos de clientes en su cuenta particular de un chat de IA. Para eso están los planes de empresa: OpenAI, por ejemplo, dice que en ChatGPT Business no entrena sus modelos con los datos de tu empresa por defecto.
5. Fuera lo que no hace falta. Nóminas, datos de salud, contraseñas o tarjetas no tienen por qué estar al alcance de un agente de atención al cliente.

Cuando la IA se equivoca

Se va a equivocar alguna vez. Lo que importa es que el error se vea y no salga caro:

• Si no sabe, lo dice. Contesta solo con tus datos; si no encuentra la respuesta, pasa el caso a una persona en vez de improvisar.
• Si se cae, se trabaja como antes. El buzón, el teléfono y el ERP siguen funcionando sin ella.
• Se puede parar en un minuto. Alguien de tu equipo tiene que poder desactivarla sin llamar a nadie.
• Una muestra cada semana. Aunque funcione sola, revisa unas cuantas respuestas al azar.
• Un responsable. Una persona que decide qué está bien, qué se corrige y cuándo se amplía.

Suscripción por usuario o proyecto conectado

Hay dos formas de pagar la IA, y no se excluyen:

• Una suscripción por usuario a un asistente de IA, para que cada persona redacte, resuma, traduzca o busque en sus documentos. Sirve desde el primer día, pero no trabaja sola: alguien tiene que escribirle, y no conoce tu stock ni tus pedidos si no se conecta a ellos.
• Un proyecto conectado a tus sistemas, que hace una tarea concreta dentro de un proceso (contestar con el stock, pasar un email a pedido) sin que nadie tenga que pedírselo cada vez.

Estos son los precios publicados de tres suscripciones conocidas, consultados el 15 de octubre de 2026:

Comprueba en cada web si el precio incluye impuestos y qué cambia con el pago mensual. Y si lo que necesitas es que la IA conteste con los datos de tu ERP o prepare pedidos, la suscripción no basta: hay que conectarla a tus sistemas, y eso ya es un proyecto.

Cuánto cuesta un proyecto con nosotros

El precio y el plazo cerrados te los damos en 48 horas desde que vemos tu caso. En los proyectos se paga el 50 % al empezar y el 50 % al aceptar la entrega, y solo cuenta lo que pruebas y aceptas.

Aparte se paga:

• El consumo del modelo de IA. Los proveedores de modelos lo cobran por tokens, los trozos de texto que el modelo lee y escribe: OpenAI y Anthropic, por ejemplo, publican sus tarifas por millón de tokens, con un precio para lo que entra y otro para lo que sale. Te lo indicamos en el presupuesto, con el volumen que nos des.
• Las tarifas de cada canal, si las tiene. WhatsApp Business, por ejemplo, cobra por mensaje entregado: en España, entre 0,0166 € y 0,0585 € según el tipo de mensaje (15 de octubre de 2026).
• Lo que ya pagas, como la cuota de tu ERP o de tu tienda.

El desglose con ejemplos está en cuánto cuesta un agente de IA, y todos nuestros precios, en precios.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la IA para empresas? Usar modelos de lenguaje en el trabajo diario de una empresa: entender un correo o un documento, contestar con datos reales, preparar pedidos, compras o textos. Lo útil no es el chat, sino conectarla a tus sistemas y a un proceso con una persona que revisa.

¿Por qué departamento empiezo? Por el proceso que más horas os quita cada semana, con reglas claras y poco riesgo si falla. En una empresa que vende producto suele ser atención al cliente o los pedidos que llegan por email.

¿Cuánto cuesta implantar IA en una pyme? Con nosotros, desde 390 € una automatización sencilla, desde 1.200 € un agente conectado a tus datos y desde 2.900 € un proceso completo, sin IVA, más el consumo del modelo.

¿Basta con ChatGPT? Para redactar, resumir o traducir, una suscripción de empresa puede bastar. Cuando la respuesta está en tu ERP o en tu tienda, o la tarea tiene que hacerse sin que nadie escriba la pregunta, hay que conectarla a tus sistemas: eso ya es un agente. La diferencia está en qué es un agente de IA.

¿Puedo usar IA con datos de mis clientes? Sí, cumpliendo el RGPD: solo los datos necesarios, el contrato de encargado del tratamiento con quien la monta y saber dónde se procesan.

¿La IA sustituye a mi equipo? No. Le quita el trabajo de copiar, teclear y contestar lo mismo para que dedique el tiempo a vender y a atender.

¿Necesito Neowes ERP? No es imprescindible: conectamos el agente a las herramientas que ya usas si tienen acceso por API. Con Neowes ERP es más rápido, porque la conexión con asistentes de IA (MCP) ya está hecha.

Fuentes

Consultadas el 15 de octubre de 2026:

• INE, Encuesta sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas, año 2024 y primer trimestre de 2025, publicada el 22 de octubre de 2025.
• Eurostat, Use of artificial intelligence in enterprises, datos de 2025.
• Reglamento General de Protección de Datos, artículos 22 y 28.
• Reglamento europeo de Inteligencia Artificial, anexo III.
• Google Search Central, contenido generado con IA en la Búsqueda de Google.
• OpenAI, precios de ChatGPT para empresas.
• Microsoft, Microsoft 365 Copilot para empresas.
• Google, precios de Google Workspace.
• OpenAI, precios de la API: tarifas por millón de tokens.
• Anthropic, precios de Claude.
• WhatsApp Business, calculadora de tarifas.
• Neowes: agentes de IA y precios.

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